Invoering
SharePoint-sites zijn als relaties die veel onderhoud vergen: ze vereisen aandacht, tijd en een publieke status . Als een SharePoint-site niet openbaar is, kan dit een hele reeks problemen veroorzaken. Of je nu belangrijke informatie wilt delen met stakeholders, of wilt samenwerken met externe partijen, het openbaar maken van de site is essentieel.
Zo doet u het:
- Ga naar ‘Site-instellingen’, selecteer vervolgens ‘Sitemachtigingen’ en klik op ‘Anonieme toegang’. Hierdoor kunnen niet-geauthenticeerde gebruikers toegang krijgen tot de site. Er zijn echter veiligheidsrisico's aan verbonden, dus zorg ervoor dat u de juiste voorzorgsmaatregelen treft.
Onlangs had een van onze klanten problemen met het extern delen van SharePoint-gegevens vanwege de privéstatus van hun site. Met onze hulp werd hun site binnen enkele minuten openbaar gemaakt, zonder de veiligheid in gevaar te brengen.
Een SharePoint-site openbaar maken lijkt misschien lastig; Het volgen van deze stappen zou het echter gemakkelijk moeten maken om privésites om te zetten in toegankelijke netwerken – zonder uzelf bloot te stellen aan externe inmenging of cyberaanvallen. Veel plezier met delen!
SharePoint-sites begrijpen
Lees verder om inzicht te krijgen in SharePoint-sitetypen en uw site openbaar te maken! Verschillende soorten SharePoint-sites bieden specifieke functies die tegemoetkomen aan uw zakelijke behoeften. Het openbaar maken van een SharePoint-site heeft veel voordelen, en we zullen deze voordelen in detail onderzoeken.
Verschillende soorten SharePoint-sites
SharePoint-sites zijn er in verschillende soorten en maten. Teamsites zijn voor samenwerking binnen de groep. Communicatiesites zijn voor het delen van informatie en nieuws. Publicatiesites laat je delen met buitenstaanders. En projectsites helpen bij het beheren van taken. Bovendien heeft SharePoint dat wel hub-sites die navigatie en zoeken voor de hele organisatie mogelijk maken.
Pro-tip: Koop een hubsite voor uw SharePoint voor betere navigatie en zoeken. Deel uw SharePoint-site en zie hoeveel liefde (en spam) deze krijgt!
hoe ik het toetsenbord van mijn computer kan ontgrendelen
Voordelen van het openbaar maken van een SharePoint-site
Het openbaar maken van uw SharePoint-site biedt een aantal voordelen die u niet zou krijgen met een site die alleen intern is. Bekijk deze pluspunten:
- Zichtbaar – Mensen kunnen zien wat je doet en weten wat je aanbiedt.
- Verbeterde samenwerking – Hoe meer mensen toegang krijgen tot de site, hoe meer ze kunnen bijdragen, wat leidt tot betere projectresultaten.
- Merkpromotie – De publieke site vergroot de naamsbekendheid en trekt mogelijke klanten of investeerders aan.
- Gebruiksvriendelijk delen – Het delen van inhoud of bestanden met buitenstaanders gaat eenvoudiger en soepeler met openbare links.
- Gemakkelijke toegangscontrole – Het beheren van machtigingen is moeiteloos op openbare sites – teams hoeven de IT-ondersteuning niet voor elke nieuwe gebruiker om inloggegevens te vragen.
- Beter intranet – Interne doelgroepen profiteren ook van openbare SharePoint-sites via gemakkelijke toegang tot gegevens die hun dienstverlening kunnen verbeteren, met extra beveiligingsinstellingen.
Bovendien kunnen bedrijven met een SharePoint Online-abonnement zonder extra kosten openbare websites opzetten. Dit verandert de manier waarop mensen uw informatie op een positieve manier bekijken, waardoor zakelijke beslissingen worden beïnvloed.
Pro-tip: Houd rekening met materiaal op uw site dat in strijd kan zijn met het beleid of mensen kan beledigen. Test extern voordat u live gaat op sociale mediaplatforms zoals Facebook, Twitter en LinkedIn.
Delen is essentieel, maar maak uw SharePoint-site alleen openbaar met mensen die u vertrouwt – het is alsof u een tandenborstel deelt!
Een SharePoint-site openbaar maken
Om uw SharePoint-site openbaar te maken, moet u naar de site-instellingen navigeren, sitemachtigingen selecteren, machtigingsniveaus wijzigen, anonieme toegang toevoegen en wijzigingen opslaan. Deze subsecties bieden een stapsgewijze oplossing waarmee buitenstaanders toegang kunnen krijgen tot uw site en er interactie mee kunnen hebben.
Navigeer naar Site-instellingen
Om uw SharePoint-site openbaar te maken, moet u naar navigeren Site-instellingen – een hulpmiddel dat essentieel is voor het aanpassen van uw SharePoint-site. Volg deze stappen om gemakkelijk toegang te krijgen tot de site-instellingen!
- Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van het scherm wanneer u bent ingelogd op de SharePoint-site.
- Selecteer in het vervolgkeuzemenu Site-instellingen.
- Scroll naar beneden om het gedeelte Siteacties te vinden.
- Klik erop voor meer informatie over het beheren van uw SharePoint-site.
- Zoek en klik op Deze site openbaar maken om machtigingen te openen.
Met deze eenvoudige stappen kunt u zonder problemen naar Site-instellingen navigeren. Houd er rekening mee dat niet alle gebruikers de bevoegdheid hebben om wijzigingen aan te brengen of instellingen te bewerken, aangezien alleen beheerders of geautoriseerde gebruikers beheerderstoegang hebben.
In 2012 was er een probleem met betrekking tot anonieme Microsoft SQL Server-communicatie via de SharePoint-gegevensverbindingsservice. De oplossing was navigeren naar Configureer Secure Store-service.
Onthoud: delen is lief, tenzij het uw SharePoint-site is – dan draait het allemaal om het selectief verlenen van toestemming.
Selecteer Sitemachtigingen
Het kiezen van de juiste siterechten is essentieel bij het openbaar maken van uw SharePoint-site. Dit bepaalt wie toegang heeft tot uw inhoud en hoeveel controle zij erover hebben. Garandeer dat elke gebruiker de juiste rechten heeft om niet-goedgekeurde toegang of datalekken te blokkeren.
Voor anders groepen, mensen of externe gebruikers , geef afzonderlijke machtigingen om de noodzakelijke beveiligingsinstellingen te garanderen. Onderscheid rollen en plichten door passende rechten aan bepaalde personen te geven. Beheer toegangsverzoeken en bekijk consistent gebruiksrapporten om eventuele inconsistenties te screenen.
Bedenk dat een verkeerde selectie van machtigingen kostbaar kan zijn in termen van gegevensverlies of -schade. Blijf op de hoogte van de meest recente beveiligingsupdates en beperkingen om uw SharePoint-site te beschermen tegen cyberdreigingen, mogelijke rechtszaken en imagoschade.
Mis de beveiliging van uw waardevolle SharePoint-site niet door de machtigingen tijdens de ontwikkelingsfase te negeren. Gebruik de noodzakelijke preventieve maatregelen om uw informatiemiddelen te beveiligen tegen wangedrag, terwijl de toegankelijkheid voor geautoriseerde gebruikers 100% behouden blijft.
Als het gaat om het aanpassen van machtigingsniveaus in SharePoint, onthoud dan het volgende: met grote macht komt grote verantwoordelijkheid .
Wijzig machtigingsniveaus
Om uw SharePoint-site openbaar te maken, is het beheren van machtigingen essentieel. Machtigingsniveaus bepalen wat gebruikers wel en niet kunnen doen. Volg deze stappen om ze te wijzigen:
- Ga naar Site-instellingen: Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van uw SharePoint-site. Klik vervolgens op ‘Site-instellingen’.
- Kies Machtigingen: Selecteer onder ‘Gebruikers en machtigingen’ ‘Sitemachtigingen’.
- Machtigingsniveaus wijzigen: Kies de gebruiker of groep waarvan u de machtigingen wilt wijzigen en klik vervolgens op ‘Gebruikersmachtigingen bewerken’. U kunt kiezen tussen Volledig beheer, Ontwerpen, Bewerken, Bijdragen en Lezen.
Wees voorzichtig bij het wijzigen van machtigingsniveaus. Ongeautoriseerde toegang of wijzigingen in vitale gegevens kunnen voorkomen.
SharePoint biedt ook andere manieren om de toegang te beheren, zoals het delen van links in plaats van mensen rechtstreeks uit te nodigen. Bekijk deze opties wanneer u uw SharePoint-site openbaar maakt! Wie heeft wachtwoorden nodig? Laat het internet vrije toegang hebben!
Anonieme toegang toevoegen
Om een breder publiek te bereiken, moeten bedrijven en organisaties online aanwezig zijn . Anonieme toegang is de manier om een SharePoint-site openbaar te maken. Hier is hoe:
- Ga naar Site-instellingen en selecteer Sitemachtigingen.
- Klik op Anonieme toegang.
- Kies het toegangsniveau voor openbare inhoud.
- Klik op OK en sla uw wijzigingen op.
Houd rekening met de openbare inhoud die u deelt . Geef geen gevoelige informatie vrij, zoals financiële gegevens en privégegevens.
Anonieme toegang bestaat al sinds SharePoint 2007. Het biedt een veilige manier om informatie met het publiek te delen. In 2018 heeft Microsoft de functie verbeterd om op mobiel internet zichtbare inhoud op te nemen. Wijzigingen opslaan – onvoorspelbare resultaten met SharePoint.
Wijzigingen opslaan
Het aanbrengen van wijzigingen aan een SharePoint-site is noodzakelijk om deze openbaar te maken. ‘Wijzigingen opslaan’ speelt een belangrijke rol bij het valideren dat alle updates behouden blijven. Een voordeel van SharePoint is dat de nieuwe aanpassingen direct zichtbaar zijn op de website.
Wanneer u uw SharePoint bewerkt, zorgt het opslaan van wijzigingen ervoor dat nieuwe aanpassingen nauwkeurig worden vastgelegd. Zonder deze cruciale wijzigingen kan al het werk dat in de website is gestoken, verloren gaan. Druk dus altijd op de knop ‘Wijzigingen opslaan’ als u wijzigingen aanbrengt.
Naast het opslaan van uw wijzigingen en updates, maakt SharePoint gelijktijdige samenwerking met verschillende gebruikers mogelijk terwijl updates openbaar worden gemaakt. Dit vermindert de tijd die wordt besteed aan het onderhoud van de website, doordat meerdere redacteuren samen aan gedeelde documenten en databases kunnen werken.
Volgens de rapporten van Forbes Magazine van juni 2021 hebben Microsoft Teams en SharePoint wereldwijd meer dan 145 miljoen gebruikers. De toenemende populariteit onderstreept hoe essentieel deze platforms zijn geworden voor bedrijven die ernaar streven hun activiteiten te verbeteren en workflowbeheersystemen te optimaliseren.
Tijd om te controleren of uw SharePoint-site de kritiek van het publiek aankan. Of zal het mislukken zoals een slechte stand-upcomedian?
Het testen van de openbare SharePoint-site
Een openbare SharePoint-site testen? U moet ervoor zorgen dat alle gegevens nauwkeurig en toegankelijk zijn. Check dat links werken, afbeeldingen worden weergegeven en de informatie is correct . Zorg er ook voor dat uw site op verschillende apparaten werkt. Maak ten slotte eerst een proefrit met een paar mensen.
Leuk weetje: SharePoint heeft wereldwijd ruim 200 miljoen gebruikers. Zorg ervoor dat u de best practices volgt om gênante datalekken te voorkomen.
Best practices voor het openbaar maken van een SharePoint-site
Om een succesvolle openbare SharePoint-site te maken, moet u enkele best practices volgen. Om dit te bereiken moet u zich concentreren op drie essentiële subsecties: Beveiligingsoverwegingen, Contentbeheer en Site-onderhoud. Deze praktijken zorgen voor een veilige, georganiseerde en goed onderhouden SharePoint-site die voldoet aan de behoeften van uw beoogde doelgroep.
Beveiligingsoverwegingen
Het garanderen van de veiligheid van een openbare SharePoint-site is van cruciaal belang . Stel authenticatieprotocollen, wachtwoorden en machtigingen in om ongeautoriseerde toegang en gegevensverlies te voorkomen. Pas regelmatig updates toe om kwetsbaarheden te verminderen.
openbare sharepoint-site
Gebruikerseducatie is ook belangrijk. Begeleid gebruikers bij het maken van sterke wachtwoorden, het herkennen van phishing-pogingen en veilig browsen. Betrek medewerkers bij het signaleren van risico’s en het melden van verdachte activiteiten.
Selecteer een hostingoptie die aan de beveiligingsvereisten voldoet. Zoek bijvoorbeeld naar SSL-certificaten, DDoS-bescherming en inbraakdetectiesystemen.
Een bedrijf slaagde er niet in dit te doen en kreeg te maken met juridische gevolgen en reputatieschade . Vermijd dezelfde fout: geef prioriteit aan de beveiliging van uw openbare SharePoint-site. Beheer inhoud met versiebeheer en metadatatags – zoals het hoeden van katten!
Inhoud beheer
Het publiceren van een SharePoint-site voor het publiek vereist efficiënt inhoudsbeheer. Hierdoor ontstaat een gestage stroom bezoekers die betrokken zijn.
Begrijp je publiek. Gebruik taal die gemakkelijk te begrijpen is. Groepeer inhoud samen om de navigatie eenvoudiger te maken. Houd links actueel.
Implementeer workflows binnen de organisatie. Kwaliteitsborging en controlebeoordelingen zijn essentieel voordat er iets wordt gepubliceerd.
Voer regelmatig beoordelingen uit van de zoekfunctie van de site. Dit levert betere resultaten op en maakt de navigatie eenvoudiger.
Volg deze best practices. Dit vergroot de bekendheid en bouwt een actieve community op.
Zorg ervoor dat uw SharePoint-site, net als een auto, soepel blijft werken. Ververs de olie regelmatig, anders sta je vast op de Informatiesnelweg.
Website onderhoud
Het bijhouden van een SharePoint-site is essentieel voor goede prestaties en gebruikerstevredenheid . Regelmatig onderhoud, zoals updates en back-ups, voorkomt problemen en zorgt ervoor dat de site soepel blijft draaien. Het verwijderen van onnodige bestanden en gegevens kan ook de laadtijd versnellen en de functionaliteit van de site verbeteren .
Maar onderhoud omvat meer dan reguliere updates en back-ups. Je moet controleer de inhoud om er zeker van te zijn dat deze up-to-date en nuttig is . Met Analytics kunt u het gedrag van bezoekers op de site volgen, problemen opsporen en verbeteringen aanbrengen.
Het beheren van gebruikerstoegangsniveaus is ook essentieel. Zorg ervoor dat gebruikers alleen toegang hebben tot wat ze nodig hebben, terwijl gevoelige informatie wordt beschermd.
Soms komen er onverwachte problemen naar boven die onmiddellijke aandacht vereisen. Bijvoorbeeld een update of wijziging die een negatieve invloed heeft op de lay-out of functionaliteit van de site. In dit geval is een Een betrouwbaar ondersteuningssysteem is van cruciaal belang voor een snelle oplossing .
Onthoud: houd het publiek betrokken en vermaakt!
Conclusie
U heeft succes geboekt door uw SharePoint-site openbaar te maken! Hierdoor kunt u samenwerken met mensen buiten uw organisatie, wat leidt tot betere productiviteit en communicatie. Het is echter essentieel om beveiligingsmaatregelen te treffen om vertrouwelijke gegevens te beschermen.
Om een openbare SharePoint-site te maken, volgt u de stappen geschetst en zorg ervoor dat de juiste machtigingen zijn ingesteld voor externe gebruikers. U kunt het uiterlijk van de site aanpassen en webonderdelen toevoegen om aan uw individuele behoeften te voldoen.
Houd altijd een oogje in het zeil wie toegang heeft naar de site en elimineer eventuele ongeautoriseerde gebruikers. Met het juiste beheer kan een openbare SharePoint-site een geweldig hulpmiddel zijn om informatie te delen en met anderen samen te werken.
Profiteer van de voordelen van een openbare SharePoint-site! Volg deze stappen en begin meteen met het verspreiden van uw kennis.
Veel Gestelde Vragen
Vraag: Hoe maak ik mijn SharePoint-site openbaar?
A: Om uw SharePoint-site openbaar te maken, moet u anonieme toegang inschakelen in de sitemachtigingsinstellingen. Hierdoor heeft iedereen toegang tot de site zonder dat hij zich hoeft aan te melden.
Vraag: Kan ik kiezen welke delen van mijn SharePoint-site openbaar zijn?
A: Ja, u kunt de machtigingen voor individuele lijsten, bibliotheken en pagina's binnen uw SharePoint-site aanpassen. Hierdoor kunt u alleen bepaalde delen van de site openbaar maken, terwijl andere privé blijven.
Vraag: Heeft het openbaar maken van mijn SharePoint-site gevolgen voor de beveiliging ervan?
A: Ja, het openbaar maken van uw SharePoint-site kan de veiligheid ervan in gevaar brengen. U kunt dit risico echter beperken door de machtigingen correct in te stellen, SSL-codering te gebruiken en de site regelmatig te controleren op ongeautoriseerde toegang.
Vraag: Hoe deel ik mijn openbare SharePoint-site met anderen?
A: Zodra uw SharePoint-site openbaar is, kunt u de URL met anderen delen via e-mail, sociale media of andere middelen. U kunt ook een link naar de site toevoegen op de website of het intranet van uw organisatie.
Vraag: Heb ik speciale software of hulpmiddelen nodig om mijn SharePoint-site openbaar te maken?
A: Nee, u heeft geen speciale software of tools nodig om uw SharePoint-site openbaar te maken. Het enige dat u nodig hebt, is toegang tot de site-instellingen en de mogelijkheid om machtigingen te wijzigen.
Vraag: Kan ik het aantal mensen beperken dat toegang heeft tot mijn openbare SharePoint-site?
A: Hoewel u het aantal mensen dat toegang heeft tot een openbare SharePoint-site niet kunt beperken, kunt u wel bepalen wie toestemming heeft om wijzigingen aan te brengen in de site. Door de bewerkingsrechten te beperken, kunt u ervoor zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers de inhoud van de site kunnen wijzigen.
