Hoe u een workflow in SharePoint maakt

Overzicht van SharePoint-workflow

SharePoint-workflow kan bedrijfsprocessen vereenvoudigen met automatisering. Het helpt bij het volgen van procedures, het beheren van middelen en het overdragen van kennis. Vooraf gebouwde workflows zoals goedkeuringsprocessen en aanvraagbeheer zijn beschikbaar. Maar door workflows aan te passen met Power Automate kunnen organisaties er nog meer uit halen.

Een werkstroom maken in SharePoint:

1. Ga naar de site waaraan u de workflow wilt toevoegen.
2. Navigeer naar de pagina met site-instellingen.
3. Selecteer ‘sitefuncties’ in het menu ‘siteacties’.
4. Klik op ‘Een workflow maken in SharePoint designer’.

SharePoint-ontwerper Hiermee kunt u aspecten van een workflow visueel aanpassen. Houd de omstandigheden in de gaten die de workflow starten en wijs taken toe aan verantwoordelijke personen. Om het meeste uit automatisering te halen, gebruikt u Power Automate-sjablonen om processen te vereenvoudigen.

Maak de workflow eenvoudig met deze SharePoint-installatietips!

Een workflow opzetten in SharePoint

Om een ​​workflow in SharePoint op te zetten met gedefinieerde doelstellingen en geïdentificeerde processen en deelnemers, moet u de juiste stappen volgen. In deze sectie bespreken we kort de subsecties van het definiëren van doelstellingen voor de workflow, het identificeren van processen en deelnemers, het ontwerpen van workflowstappen en -acties, en het maken van workflowsjablonen. Deze stappen bieden een uitgebreide oplossing voor het maken van een workflow in SharePoint.

Doelstellingen voor de workflow definiëren

Om succes te garanderen in Deel punt moeten de doelstellingen duidelijk worden gedefinieerd. Doelen moeten realistisch zijn en zich richten op de behoeften van de organisatie. Betrek eindgebruikers in een vroeg stadium bij het definiëren van KPI’s of andere succesmaatstaven. Aanvullend, veiligheid en beveiliging moet rekening mee worden gehouden.

Pro-tip: Zorg ervoor dat alle belanghebbenden betrokken zijn bij het vaststellen van doelstellingen om buy-in te krijgen en iedereen op het goede spoor te houden. Maak het workflow-detectivewerk nog spannender Deel punt !

Proces en deelnemers identificeren

Identificeer het proces en de deelnemers om uw workflow soepel te laten verlopen in SharePoint. Bepaal welke stappen nodig zijn en wie deel zal uitmaken van elke fase. Goede communicatie met alle betrokkenen zal het proces verbeteren, fouten verminderen en verantwoordelijkheid creëren.

Belangrijke stappen om dit te bereiken:

1. Verdeel rollen en verantwoordelijkheden.
2. Betrek belanghebbenden, zodat iedereen zijn taken kent en kan bijdragen.
3. Zet een raamwerk op om mijlpalen bij te houden en de voortgang te meten.

Controleer de werkstroom regelmatig. Valideer het proces en zoek naar verbetermogelijkheden. Supervisorbeoordelingen tonen transparantie tussen medewerkers.

Voor succes:

• Identificeren het proces en de deelnemers
• Wijs rollen toe en verantwoordelijkheden
• Houd mijlpalen bij en belanghebbenden betrekken bij het creëren en beoordelen van processen

Krijg de perfecte reeks acties met een stapsgewijze handleiding.

Ontwerp van workflowstappen en -acties

Bij het ontwerpen van een werkstroom, bepaal het doel en bepaal het gewenste resultaat . Bepaal vervolgens de afzonderlijke taken en wie daarvoor verantwoordelijk is. Geef bij elke stap een overzicht van de goedkeuringen, beoordelingen en meldingen. Bouw en test de workflow .

Houd daar rekening mee middelen, tijdlijnen en risico's hebben allemaal invloed op het ontwerp. We hielpen een klant met inefficiënte handmatige processen op hun boekhoudafdeling door workflows te creëren die waren afgestemd op hun behoeften. Dit bespaarde tijd en geld, met een grotere nauwkeurigheid in elke fase – wat resulteerde in een besparing van duizenden dollars per jaar! Laten we dus beginnen met organiseren: het is tijd om een ​​workflow-wizard te worden!

Workflow-sjablonen maken

Het maken van workflowsjablonen is een must-know voor elke SharePoint-beheerder. Het automatiseert processen, bespaart tijd en verhoogt de efficiëntie. Dit is wat u moet doen:

eigenaarverdeling is wat voor soort account

1. Ga naar Siteacties> Site-instellingen> Sitesjablonen.
2. Klik op Maken op basis van bestaande sitesjabloon en selecteer Workflowproces.
3. Vul details in zoals Naam, Beschrijving en Groepsnaam. Klik vervolgens op Oké.
4. Pas de sjabloon aan door voorwaarden of acties toe te voegen.
5. Publiceer de sjabloon en gebruik deze op meerdere sites.

Houd er rekening mee dat het maken van een workflowsjabloon een technisch inzicht vereist SharePoint-ontwerper of Visual Studio . Maar er zijn veel online bronnen met stapsgewijze begeleiding.

SharePoint heeft ook een geweldige functie waar gebruikers dat kunnen doen documentwijzigingen bijhouden . Wanneer een nieuwe versie van een bestand wordt opgeslagen in een goedgekeurde bibliotheek of lijst, a E-mailupdatemelding voor workflowsjabloon wordt naar geselecteerde gebruikers verzonden.

In 2013 heeft Microsoft het nog eenvoudiger gemaakt om geautomatiseerde processen te implementeren Herbruikbare workflows . Dit maakt het maken van workflow-sjablonen schaalbaarder en vermindert de taken voor beheerders.

Het starten van een workflow in SharePoint is als het uitvoeren van geautomatiseerde taken met een goed geoliede machine!

Een workflow starten in SharePoint

Volg deze stappen om een ​​workflow in SharePoint te starten met de subsecties starten, bewaken en volgen van de voortgang, en het afhandelen van uitzonderingen en fouten. Start eerst een workflow met behulp van de SharePoint-menuopties. Eenmaal gelanceerd, houdt u de voortgang in de gaten met behulp van de monitoring- en trackingfunctie. Zorg er ten slotte voor dat u voorbereid bent op eventuele uitzonderingen of fouten die zich tijdens het proces kunnen voordoen.

Een workflow starten

Het starten van een workflow in SharePoint is een gemakkelijke manier om vervelende taken te automatiseren! Hier zijn 5 eenvoudige stappen om u op weg te helpen:

1. Open de SharePoint-site waar de workflow moet worden gestart
2. Ga naar de lijst of bibliotheek met de documenten waaraan gewerkt moet worden
3. Klik op ‘Workflow’ in het lintmenu en vervolgens op ‘Een workflow toevoegen’
4. Kies een sjabloon, pas deze aan en configureer deze zodat deze aan uw behoeften voldoet
5. Controleer de instellingen en klik op ‘Voltooien’ als u klaar bent

SharePoint valt op door zijn vermogen om workflows aan te passen aan unieke zakelijke vereisten! Bovendien kunnen niet-technische gebruikers eenvoudig workflows starten met gebruiksvriendelijke functies.

De introductie van Workflows in SharePoint heeft dat wel gedaan een revolutie teweeggebracht in de manier waarop bedrijven opereren . Deze integratie heeft hebben organisaties in staat gesteld de regie over te nemen van hun processen, wat leidt tot een betere productiviteit en hogere winsten. Het automatiseren van taken zorgt er ook voor dat werknemers zich kunnen concentreren op de kernfuncties van het bedrijf, wat tot betere resultaten leidt. Het negeren van de voortgang van de workflow is als autorijden met een blinddoek: het is een recept voor rampen!

Bewaken en volgen van de voortgang van de workflow

Het is essentieel om uw SharePoint-workflow nauwlettend in de gaten te houden om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Laat taken of deadlines niet wegglippen en vertraag het proces. Probeer deze tips om de voortgang van de workflow te controleren en bij te houden:

1. Ontvang e-mailmeldingen wanneer taken zijn gegeven of voltooid.
2. Bekijk de Workflow-takenlijst voor toegewezen taken en hun status.
3. Pas weergaven op SharePoint aan om taken bij te houden met filters.
4. Bouw een dashboard met KPI's, zoals voltooiingspercentage, achterstallige percentages, enz.
5. Exporteer gegevens uit SharePoint-lijsten naar CSV voor verdere analyse.

Bekijk bovendien de workflowgeschiedenis om te begrijpen hoe elke beweging het proces beïnvloedt. Met realtime monitoring kunt u problemen of obstakels snel opmerken. Houd deze tips in gedachten wanneer u een nieuwe workflow op SharePoint start.

Er is gemeld dat Microsoft SharePoint door een meerderheid van de bedrijven in Amerika wordt gebruikt . Problemen met de workflow kunnen een belemmering vormen, maar u kunt ze oplossen door er op de juiste manier mee om te gaan!

Afhandeling van workflowuitzonderingen en fouten

Wanneer er uitzonderingen en fouten in de workflow optreden, zijn snelle en strategische methoden essentieel voor de procesefficiëntie. Hier is een Handleiding in 6 stappen om ze te beheren :

1. Bekijk de statusrapporten van de workflow om de oorzaak van het probleem te identificeren.
2. Pauzeer de workflow als er noodzakelijke wijzigingen moeten worden aangebracht.
3. Bewerk de workflow om eventuele problemen op te lossen.
4. Start de gewijzigde workflow opnieuw om te zien of deze soepel verloopt.
5. Controleer de nieuw gegenereerde logboeken of er nog steeds problemen zijn.
6. Zoek hulp van het IT-ondersteuningsteam als niets anders werkt, of overweeg om terug te gaan naar een eerdere versie van de workflow.

Zelfs enkele uitzonderingen of fouten kunnen zich in de loop van de tijd ophopen en vertragingen veroorzaken. Een gedetailleerd begrip van elk probleem is dus de sleutel tot het terugdringen ervan.

Microsoft-teams werden een paar jaar geleden geconfronteerd met problemen in hun workflows. Ze identificeerden in de loop van de tijd out-of-order threads als bron. Ze gebruikten technieken die vergelijkbaar waren met de bovenstaande en losten het probleem op. Door deze problemen te begrijpen en snel actie te ondernemen, kunnen we tijd besparen en een betere nauwkeurigheid garanderen.

Klaar om SharePoint-workflows aan te passen? Trek uw powerpak aan en ga aan de slag!

Werkstromen aanpassen in SharePoint

Om workflows in SharePoint eenvoudig aan te passen, zijn het gebruik van Visual Designer, het uitbreiden van workflows met SharePoint Designer en het integreren van workflows met applicaties van derden de oplossingen voor u. Deze subsecties helpen u bij het aanpassen van uw workflow, waardoor u de mogelijkheid krijgt om workflows uit te breiden en deze probleemloos met andere applicaties te verbinden voor een betere efficiëntie.

Visual Designer gebruiken voor workflowaanpassingen

Met Visual Designer in SharePoint kunt u workflows aanpassen om bedrijfsprocessen te automatiseren. Het biedt functies voor slepen en neerzetten om acties, voorwaarden en lussen toe te voegen. U kunt standaardworkflows aanpassen of geheel uw eigen workflows maken.

Maatwerk stelt bedrijven in staat aan hun unieke behoeften te voldoen. U kunt een aangepast taakformulier maken met InfoPath- of HTML-formulieren , waardoor u meer controle krijgt over de gebruikersinvoer. Plus, E-mail notificaties kan worden ingesteld voor voltooiing van processen.

Microsoft maakt ook de integratie van services van derden mogelijk, zoals Dropbox of CRM-systemen zoals Salesforce via aangepaste acties. Deel punt REST API biedt de mogelijkheid om aangepaste acties te ontwerpen om gegevens uit externe bronnen te verkrijgen.

Pro-tip: Het aanpassen van workflows is de sleutel om aan uw zakelijke behoeften te voldoen en de productiviteit te verbeteren door repetitieve taken te automatiseren. Zorg ervoor dat u uw workflows test tijdens de ontwikkelingsfasen, om fouten in de productieomgeving te voorkomen.

Trek je cape aan en ontgrendel de superkracht van SharePoint-ontwerper – het is jouw keuze om workflows naar een hoger niveau te tillen.

Werkstromen uitbreiden met SharePoint Designer

Workflows aanpassen in SharePoint? Makkelijk mee te doen SharePoint-ontwerper ! Met deze tool breidt u vooraf gebouwde workflows uit en kunt u aangepaste processen creëren die bij uw bedrijf passen. Om bestaande workflows te wijzigen, opent u gewoon het programma en selecteert u degene die u wilt wijzigen. Gebruik de visuele hulpmiddelen voor slepen en neerzetten of de codeweergave om fasen toe te voegen en te verwijderen. Voeg ook acties toe zoals e-mails of taken, en voorwaarden die gebruikersinvoer of bepaalde resultaten vereisen.

Bovendien kunt u met SharePoint Designer helemaal opnieuw aangepaste workflows maken. Het bevat sjablonen voor algemene bedrijfsprocessen, zoals documentgoedkeuring of onkostendeclaraties. Pas deze sjablonen aan uw bedrijfsbehoeften aan en ze genereren automatisch e-mails en taaktoewijzingen op basis van gebruikersinvoer.

Pro-tip: Voor extra tips en ondersteuning bij het aanpassen van workflows kunt u online tutorials en community's raadplegen die gewijd zijn aan SharePoint Designer. Wie heeft er nog vrienden nodig als u uw workflows gewoon kunt integreren met applicaties van derden?!

Workflows integreren met applicaties van derden

Naast de standaard connectoren zijn er ook apps die gratis of betaald aanbieden ‘workflows’ om het proces uit te breiden en te automatiseren. Bijvoorbeeld, DocuSign-connector kan worden gebruikt om contracten automatisch door te sturen voor ondertekening tussen verschillende mensen, met behulp van de bibliotheken en lijsten van SharePoint.

Selecteren een app van derden voor integratie? Dingen om te overwegen: schaalbaarheid, kosteneffectiviteit en gebruiksgemak. Liever eentje met een actief ecosysteem en regelmatige updates .

hoe lang voordat teams weglopen

Workflows ontwerpen en beheren? Het is als katten hoeden . Alleen zijn de katten eigenlijk collega's met uiteenlopende meningen.

Best practices voor workflowontwerp en -beheer

Om de flexibiliteit en schaalbaarheid te garanderen, implementeert u beveiliging en machtigingen en handhaaft u de workflowprestaties en -optimalisatie terwijl u een workflow in SharePoint creëert. Dit zijn enkele belangrijke overwegingen waarmee u rekening moet houden bij het ontwerpen en beheren van workflows. In deze sectie bespreken we de best practices voor het ontwerpen en beheren van workflows, en verkennen we kort de voordelen van elk van deze subsecties.

Zorgen voor flexibiliteit en schaalbaarheid

Flexibiliteit en schaalbaarheid zijn essentieel bij het ontwerpen en beheren van workflows. Systemen moeten zich kunnen aanpassen aan veranderingen in de werkdruk, processen en technologie. Modulaire werkstromen verdeel complexe taken in kleinere componenten, zodat u ze gemakkelijker kunt toevoegen, verwijderen of wijzigen. Automatisering is ook belangrijk voor de schaalbaarheid. Cloudgebaseerde oplossingen kan on-demand computerbronnen leveren. Om de efficiëntie te optimaliseren, controleert en bewaakt u prestatiestatistieken. Over 40% van de ondernemingen zal in 2023 RPA-software hebben geïmplementeerd, wat de noodzaak van automatisering bij het ontwerpen van workflows benadrukt. Herinner de beste beveiligingssysteem is zo ingewikkeld dat u uw wachtwoord niet meer weet!

Beveiliging en machtigingen implementeren

Beveiliging en machtigingen zijn essentieel voor het goed ontwerpen en uitvoeren van workflows. Om informatie te beschermen, is het belangrijk om beveiligingsmaatregelen in te stellen die gevoelige gegevens beschermen en ongeautoriseerde toegang tegenhouden. Hier zijn zes stappen om u te helpen bij het correct implementeren van beveiliging en machtigingen:

1. Locatie van gevoelige gegevens : Begin met het vinden van alle informatie die bescherming nodig heeft. Dit kan financiële informatie of klantgegevens zijn.
2. Toegangsniveaus uitzoeken : bepaal welke gebruikersgroepen volledige controle over bepaalde soorten gegevens nodig hebben, en welke groepen slechts beperkte toegang nodig hebben.
3. Machtigingen maken op basis van rollen : wijs rollen toe aan elke gebruikersgroep en beslis wat ze kunnen doen binnen het workflowsysteem.
4. Implementeren van wachtwoordbeleid : zorg ervoor dat alle gebruikers veilige wachtwoorden hebben die aan de vereisten voldoen, zoals alfanumerieke reeksen of speciale tekens.
5. Regels maken voor het delen van bestanden : Creëer duidelijke richtlijnen voor het delen van bestanden binnen uw organisatie. Bepaal wie een document kan delen en hoe u het delen van bestanden kunt beperken op basis van regio, tijdzone, enzovoort.
6. Activiteitenlogboeken gebruiken : Houd alle workflow-acties bij die door gebruikers zijn ondernomen via logboeken of audits, zodat u activiteiten kunt beoordelen als er iets mis lijkt te zijn of als er iets ergs gebeurt.

Het is ook essentieel om teamleden training te geven over de beste beveiligingsprotocollen. Leer ze hoe ze potentiële problemen kunnen opmerken, zoals phishing-e-mails, kwaadaardige downloads, het regelmatig wijzigen van wachtwoorden, enz.

Ten slotte moeten goedkeuringsprocessen goed gedefinieerd zijn. Het is belangrijk om strikte leiderschapsrichtlijnen te hebben naarmate de goedkeuringen hogerop gaan. Dit weerhoudt iemand met slechte bedoelingen ervan het protocol te overtreden vanwege mazen in de wet.

Door deze stappen te volgen kunnen bedrijven hun gevoelige gegevens beschermen en de verantwoordelijkheid vergroten. Zelfs het beste workflowontwerp kan een manager niet goedmaken die gelooft dat ‘micromanage’ synoniem is voor ‘effectief leiderschap’.

Behoud van de prestaties en optimalisatie van de workflow.

Om de prestaties en optimalisatie op peil te houden, moeten processen regelmatig worden geanalyseerd en verbeterd . Definiëren en monitoren Key Performance Indicators (KPI's) om eventuele knelpunten te vinden. Automatiseringstools en het standaardiseren van procedures kunnen ook helpen.

Communicatie en samenwerking tussen teamleden is essentieel . Er moeten trainingssessies worden gehouden zodat mensen hun rol kennen en eventuele nieuwe wijzigingen in de workflow kennen. Feedback van klanten of opdrachtgevers moet worden meegenomen in de workflowoptimalisatie. Het helpt workflows op maat te maken om ze beter van dienst te zijn.

McKinsey & Company Uit onderzoek blijkt dat het optimaliseren van workflows kan opleveren productiviteit met 30% verhoogd .

Veel Gestelde Vragen

Vraag: Wat is een workflow in SharePoint?

A: Een workflow in SharePoint bestaat uit een reeks geautomatiseerde stappen die helpen bij het stroomlijnen van bedrijfsprocessen en taken. Meestal gaat het om het verplaatsen van documenten, taken of items tussen gebruikers of groepen voor goedkeuring, beoordeling of bewerking.

Vraag: Hoe kan ik een workflow maken in SharePoint?

A: Om een ​​workflow in SharePoint te creëren, moet u eerst het bedrijfsproces of de taak identificeren die u wilt automatiseren. Gebruik vervolgens SharePoint Designer of Microsoft Power Automate om een ​​aangepaste workflow te maken die aan uw behoeften voldoet.

Vraag: Wat is SharePoint Designer?

A: SharePoint Designer is een gratis tool van Microsoft waarmee u workflows binnen SharePoint kunt aanpassen en creëren. Het biedt een reeks acties en voorwaarden waarmee u complexe workflows kunt bouwen die uw bedrijfsprocessen en taken automatiseren.

Vraag: Wat is Microsoft Power Automate?

A: Microsoft Power Automate is een cloudgebaseerde tool waarmee u geautomatiseerde workflows kunt creëren tussen SharePoint en andere applicaties. Het biedt een reeks sjablonen en connectoren die het proces van het maken van aangepaste workflows vereenvoudigen.

Vraag: Hoe kan ik mijn SharePoint-workflow testen en fouten opsporen?

A: SharePoint Designer en Microsoft Power Automate bieden beide test- en foutopsporingstools waarmee u uw workflows kunt uitvoeren en problemen kunt oplossen. U kunt ook de ingebouwde logboekfunctie van SharePoint gebruiken om de status van uw workflows bij te houden en eventuele problemen te identificeren.

Vraag: Zijn er best practices voor het maken van een SharePoint-workflow?

A: Ja, er zijn verschillende best practices die u moet volgen bij het maken van een SharePoint-workflow, waaronder het definiëren van duidelijke doelstellingen, het gebruik van beschrijvende namen voor uw workflow-acties, het opnemen van foutafhandeling en escalatiepaden, het testen en verfijnen van uw workflow, en ervoor zorgen dat alle belanghebbenden zijn opgeleid over het gebruik en de voordelen ervan.