Wat is een werkstroom? Een beginnershandleiding voor workflowbeheer

Als je naar de voorpagina van Google kijkt voor wat een workflow is, is het eerste resultaat letterlijk de woordenboekdefinitie.

De opeenvolging van industriële, administratieve of andere processen die een werkstuk doorloopt van begin tot voltooiing.

Dan heb je de definitie van Kissflow, die niet duidelijker is:

Een reeks taken die gegevens via een specifiek pad verwerken, van initiatie tot voltooiing.

En dan is er, nou ja, deze pagina. En hoe definiëren we een workflow?

hoe maak ik een woordwolk in woord

Een workflow is de manier waarop u uw werk gedaan krijgt.

Nu komen we ergens.

Wat is een werkstroom?

Workflows zijn een reeks stappen die in een proces moeten worden voltooid.

Zie het letterlijk als werk dat van de ene fase naar de volgende stroomt, of dat nu via een collega, tool of een ander proces is. U kunt een volledige workflow alleen uitvoeren (zoals het schrijven, bewerken en publiceren van een blogpost), of er kunnen meerdere mensen bij betrokken zijn (zoals het factureren aan een klant).

Waarom zijn werkstromen belangrijk?

Voor bedrijven kunnen workflows uiterst ingewikkeld worden.

Denk na over het onboardingproces van uw medewerkers. Verschillende afdelingen moeten samenwerken om dat proces correct te voltooien. Naast het verlies van uw nieuwe talent, kan een slechte onboarding ook leiden tot ernstige complianceproblemen.

Het is op dit niveau dat ze goed moeten worden gemonitord, beheerd en geoptimaliseerd om ervoor te zorgen dat ze zo efficiënt mogelijk zijn.

Wat is het verschil tussen workflows en processen?

Werkstroom En proces worden vaak door elkaar gebruikt. Aangezien ze vaak als bijpassende set worden geleverd, is dit begrijpelijk.

De bovenstaande afbeelding geeft een overzicht van de belangrijkste verschillen tussen workflows en processen, maar het belangrijkste punt is:

A proces is een methode die wordt gebruikt presteren een opeenvolging van activiteiten .

A werkstroom is een hulpmiddel gewend om vergemakkelijken die methode .

Als we teruggaan naar het voorbeeld van de onboarding van werknemers, bestaat het proces uit alle verschillende stappen die moeten worden genomen, zoals:

• Papierwerk ingevuld
• Werkstation opgezet
• Opleiding

De workflow brengt deze stappen in een duidelijke structuur in kaart, zodat u eenvoudig in een diagram of checklist kunt visualiseren wat er moet gebeuren.

Best practices voor workflows

Om een ​​effectieve workflow op te bouwen, moet u drie belangrijke vragen beantwoorden:

• Welke werkzaamheden moeten er precies worden uitgevoerd?
• Wie is verantwoordelijk voor elke taak?
• Hoeveel tijd kost elke taak?

Door die vragen te beantwoorden en de antwoorden te structureren in een diagram of proces, krijg je een workflow.

Door het werk te meten dat moet worden gedaan, kunt u beheren hoe optimaal het wordt uitgevoerd. Anders heb je geen idee wat er aan de hand is of waar het knelpunt in de activiteit van je team ligt.

Fasen van een werkstroom

Het bouwen van een workflow komt neer op 5 fasen:

1. Identificeer de taken die moeten worden uitgevoerd
2. Bepaal wie verantwoordelijk is voor die taken
3. Organiseer de taken in een reeks
4. Test de werkstroom
5. Bekijk en herhaal

Het is essentieel om continu te verbeteren als het gaat om het onderhouden van uw workflows. Door deze kleine aanpassingen gaandeweg aan te brengen, zorgt u ervoor dat uw workflow alleen de meest noodzakelijke en up-to-date taken bevat – en dat u achteraf geen tijd hoeft te besteden aan een grote revisie.

De 3 basiscomponenten van een workflow

Hoewel het aantal taken in elke workflow kan variëren van 8 tot 80, bestaat elke workflow uit 3 basiscomponenten:

Trekker:De gebeurtenis waarmee de werkstroom begint. Dit kan een actie, beslissing, specifiek tijdstip of een reactie op iets zijn.Takenreeks/de werkzaamheden:Dit omvat alle taken, mensen en resultaten die betrokken zijn bij de workflow.Resultaten:Wat de workflow oplevert. Een resultaat of uitkomst kan iets tastbaars zijn, zoals het kopen van een dienst, of abstracter, zoals het verkrijgen van toegang tot bepaalde informatie.

De reeks taken zal het grootste deel van de workflow in beslag nemen, maar zowel de trigger als de resultaten zijn even belangrijk. Als u niet weet waar uw proces moet beginnen en eindigen, zal uw workflow behoorlijk nutteloos zijn.

Soorten werkstromen

Omdat het altijd het beste is om dingen in drieën te doen, zijn er drie primaire soorten workflows die je tegenkomt:

• Projectworkflows
• Eenvoudige procesworkflows
• Voorwaardelijke procesworkflow

Het kan soms lastig zijn om het exacte verschil tussen deze typen te ontleden, maar zoals bij alles moet u ervoor zorgen dat u de juiste tool voor de klus gebruikt.

Projectworkflows zijn het meest simplistische type. Het zijn over het algemeen eenmalige workflows die zijn ontworpen om een ​​project op koers te houden, zodat de deliverables op tijd zijn, de verantwoording duidelijk is en uw team geen knelpunten ondervindt.

Mogelijk kunt u delen van een projectworkflow opnieuw gebruiken. Het contentteam maakt bijvoorbeeld meerdere stukjes content.

Elk van deze is een klein project. Afhankelijk van verschillende factoren zijn de exacte stappen niet altijd hetzelfde. Sinds het totale proces is We kunnen de workflow voor het maken van inhoud echter hergebruiken voor zaken als onderzoek, recensies en beeldaanvragen.

Vervolgens heb je de eenvoudige procesworkflow . Dit type workflow omvat al uw voorspelbare, herhaalbare taken. Het verzenden van een factuur of het goedkeuren van verlof zijn eenvoudige procesworkflows.

Wat er ook gebeurt: er verandert niets. De workflow volgt exact dezelfde tijden en exact dezelfde manier elke keer dat de workflow wordt uitgevoerd.

Eenvoudig.

Eindelijk is er de voorwaardelijke procesworkflow . Deze workflows gebruiken een vorm van als dan logica om het proces te structureren.

Het is de 'Kies je eigen avontuur'-roman met workflows: als je de kerker wilt verkennen, ga dan naar taak 13. Als je de stad wilt onderzoeken, ga dan naar taak 22.

Bij Process Street noemen we dit voorwaardelijke logica, die vertakkende paden creëert binnen dezelfde workflow. Het is geweldig omdat het betekent dat je voor zaken als onboarding of hulptickets slechts één workflow nodig hebt voor meerdere situaties.

De workflow voor het onboarden van klanten van Payroll Processors is een perfect voorbeeld van wat voorwaardelijke logica precies kan doen:

Hoe salarisverwerkers de voorwaardelijke logica van Process Street gebruiken voor de onboarding van klanten

Optimalisatie van de workflow

Ik kwam niet zo lang geleden een bericht op LinkedIn tegen waarin werd gesproken over zakelijke modewoorden en jargon. Deze buzzwords zijn onderverdeeld in twee typen:

• Te vaag om op een andere manier te beschrijven (denk aan dynamiek en zijn cohorten)
• Zo voor de hand liggend dat ze niet hoefden te worden gezegd (innovatief, klantgericht, etc.)

Optimalisatie lijkt een beetje op deze modewoorden. We weten allemaal wat optimaliseren in het woordenboek betekent. We weten allemaal dat het een goede zaak is. Dingen zijn altijd beter als ze zijn geoptimaliseerd.

Maar wat betekent optimalisatie in relatie tot een workflow? Wat is een geoptimaliseerde workflow en hoe krijg je die?

Continue verbetering

Het bouwen van een workflow is slechts de eerste stap. Zonder de juiste aandacht kunnen workflows gemakkelijk vastlopen door inefficiëntie en overbodige taken.

Dat is waar continue verbetering om de hoek komt kijken. Door periodiek uw workflows te controleren, kunt u ervoor zorgen dat ze actueel blijven en aan uw behoeften voldoen. U kunt vervolgens beslissen of u stapsgewijze of baanbrekende wijzigingen moet aanbrengen in uw processen en hoe uw workflows verlopen.

Incrementele veranderingen zijn in principe hoe ze klinken: kleine aanpassingen en verbeteringen die u aanbrengt wanneer u ze tegenkomt.

Doorbraakveranderingen zijn grote veranderingen die doorgaans tot stand komen via een groepsbeoordelings- en besluitvormingsproces. Hoewel u misschien vrij vaak incrementele wijzigingen doorvoert, moet u, als u vooral baanbrekende wijzigingen doorvoert, uw workflow (en mogelijk zelfs uw proces) opnieuw evalueren.

Six Sigma, DMAIC, lean en kaizen zijn allemaal erg nuttige hulpmiddelen voor het implementeren van continue verbeteringen.

Automatisering van de workflow

Automatisering is de bestaansreden van een workflow.

Workflows nemen al die wilde, intuïtieve processen op en brengen er orde in. Maar dat betekent niet dat automatisering in de workflow is ingebouwd – of zelfs dat elke workflow automatisering nodig heeft.

Nog in de war?.

Workflowautomatisering is het identificeren van welke delen van een proces kunnen worden uitgevoerd zonder veel – of enige – menselijke tussenkomst.

Enkele voorbeelden van dingen die u kunt automatiseren zijn:

• Het versturen van een gestandaardiseerde welkomstmail
• Gegevens overbrengen naar een spreadsheet
• Een evenement toevoegen aan uw agenda
• Een betaling verwerken

Dit zijn allemaal repetitieve taken die op zichzelf misschien maar een paar minuten duren, maar die minuten tellen op.

Bovendien: hoe groter de kans op menselijke fouten. Denk er eens over na: u heeft uren aan gegevensinvoer voor u. Ik zat daar de hele dag cijfers in kolommen te zetten, met de meeste opwinding toen Tony die ochtend met donuts opdook.

Je begint met goede bedoelingen, maar wanneer ga je op de automatische piloot? Op welk punt raakt u per ongeluk een extra nul en brengt u een klant uiteindelijk $ 5000 in rekening in plaats van $ 500? Of vice versa? Ze zijn allebei slecht.

Daarom automatiseer je.

Zodra u heeft vastgesteld welke taken u wilt automatiseren, is de implementatie vrij eenvoudig. Met software als Zapier kun je integraties opzetten om een ​​trigger in de ene app te koppelen aan een uitkomst in een andere app.

Gegevens voer je eenmalig in. Het wordt naar alle plaatsen gestuurd waar het moet zijn. Je beschikt over volledige nauwkeurigheid over alle kanalen heen en het kost je alleen de tijd die nodig is om op een knop te klikken.

Voordelen van een werkstroom

Workflows verminderen verspilling. Verspilde tijd, verspilde moeite, verspilde middelen.

Terwijl u uw processen in kaart brengt, kunt u identificeren waar u knelpunten en overtollige taken tegenkomt. Als je eenmaal weet waar ze zijn, kun je ze elimineren. Dan kunnen jij en je team zich richten op de noodzakelijke taken.

Workflows zijn ook geweldig voor communicatie, verantwoording en transparantie. Een workflow moet duidelijk maken wie waarvoor verantwoordelijk is en wanneer een deliverable voltooid moet zijn. U hoeft uw team niet op microniveau te managen. Uw team hoeft niet op microniveau te worden beheerd. Iedereen is gelukkiger.

Omdat elk aspect van een proces in de workflow wordt gedocumenteerd, beschikt iedereen in het team over de informatie die ze nodig hebben wanneer ze die nodig hebben. Het verminderen van miscommunicatie verbetert de productiviteit – en zorgt ervoor dat uw team veel minder gefrustreerd raakt over hun taken en elkaar.

Uitdagingen van een workflow

Workflows hebben constante aandacht nodig. Je kunt er niet zomaar één bouwen en verwachten dat deze voor altijd perfect zal blijven werken. Je moet het onderhouden.

Onderhoud van de workflow kan tijdrovend en ingewikkeld zijn – speciaal als u uw principes voor continue verbetering niet in de praktijk heeft gebracht.

Maar het niet uitvoeren van regulier onderhoud veroorzaakt ernstige problemen:

• Onnauwkeurige schattingen van tijd en kosten
• Miscommunicatie fouten
• Belangrijke stappen overslaan of vergeten
• Goedkeuringen toegepast zonder testen – of niet toegepast wanneer dat nodig was
• Kostbare knelpunten

Denk aan een workflow zoals een auto. Auto's zijn erg nuttig en efficiënt. Door te rijden kunt u doorgaans meer gedaan krijgen in minder tijd dan door te lopen.

e handelsrekening

Bovendien hoef je niet alles mee te nemen.

Maar auto's hebben controles nodig. Sommige zijn klein: nieuwe banden, olieverversingen, emissietests, enzovoort. Soms moet je wat meer investeren, zoals een nieuwe starter of ventilatorriem. Op zichzelf zijn deze dingen niet echt een probleem.

Als u echter ooit te lang zonder olieverversing bent geweest, weet u precies hoe belangrijk regelmatig onderhoud kan zijn.

Workflowsoftwaretools en -leveranciers

Als je Google-workflow gebruikt (wat je uiteraard deed), zie je precies hoeveel soorten workflowsoftware er zijn. Als u net begint met workflows – wat u ook doet – is het moeilijk vast te stellen welke precies biedt wat u nodig heeft voor de beste waarde.

Hier zijn dus enkele van onze favoriete tools voor het bouwen van workflows:

Luchttafel zo blijven we georganiseerd. Met Luchttafel u kunt gepersonaliseerde weergaven en aangepaste kanbanborden instellen en alles automatiseren, van het maken van een record tot het verzenden van een e-mail.

ik kijk is het perfecte hulpmiddel om uw workflow in kaart te brengen. ik kijk fungeert als een collaboratief whiteboard waar uw hele team – zowel op afstand als persoonlijk – kan samenwerken om datgene te bouwen dat u nodig heeft.

Slank is de universele berichtenhub voor vrijwel elk team. En waarom niet? Slank integreert met vrijwel alle apps waarmee u werkt. Je kunt in groepjes deelnemen, video's opnemen en bestanden delen met iedereen in je team – of slechts met één. En er zijn de GIF's. Wie houdt er niet van een goede GIF?

Processtraat. Je wist dat dat eraan zat te komen, toch? Process Street-workflows vormen de centrale kern van alles wat we doen. PTO-aanvragen, onboarding, helpdesk, deze pagina aanmaken… Alles gebeurt via een workflow. En – via Zapier of onze eigen automatiseringen – kunnen al deze workflows worden verbonden met Slack, Airtable en de rest van ons softwarepakket.

Hoe ziet een werkstroom eruit?

Dit is de schets van een proces:

Concreet is dit de schets van ons contentcreatieproces. De workflow voor dit proces kent veel, veel meer stappen, een verscheidenheid aan voorwaardelijke trajecten en heel veel automatisering.

Maar dit is waar het begon. Acht stappen om van het begin van een opdracht tot aan de publicatie te komen.

Als je iemand van het contentteam zou vragen dit proces te beschrijven, durf ik te wedden dat het niet zo beknopt of zo specifiek zou zijn. Sommige stappen zouden worden uitgewerkt, andere zouden worden overgeslagen en de beschrijving zelf zou waarschijnlijk behoorlijk niet-lineair zijn.

Dat is gewoon hoe de hersenen van mensen werken. Daarom is het belangrijk om uw proces in kaart te brengen voordat u de workflow bouwt.

Nu wordt elk van deze acht stappen een sectie binnen een workflow. Vervolgens splitsen we elke stap op in afzonderlijke taken.

In de eerste stap ontvangt Writer bijvoorbeeld een opdracht. De werkstroomtaken zien er ongeveer zo uit:

1. Onderwerp is gekozen (Airtable-record gegenereerd via Slack)
2. Inleverdatum ingesteld (toegevoegd aan agenda via Process Street-workflow)
3. Publicatiedatum ingesteld (toegevoegd aan kalender via workflow)
4. Editor is toegewezen (Airtable-record bijgewerkt via workflow)
5. Ontwerpteam is toegewezen (Airtable-record gegenereerd via Airtable)
6. Schrijver ontvangt opdracht (melding ontvangen via Slack en Process Street)

Deze zes taken zijn elk onderverdeeld in één actie. Dit vereenvoudigt het proces en zorgt ervoor dat niets wordt overgeslagen. Zonder deze automatiseringen zou het heel gemakkelijk zijn om per ongeluk een vervaldatum in te stellen, maar niet de publicatiedatum.

Als deze datums voor iedereen handmatig zouden worden ingevoerd, zou elk teamlid uiteindelijk naar verschillende vervaldatums kunnen toewerken – wat later voor grote knelpunten zou kunnen zorgen.

Hoe u het maximale uit uw workflows kunt halen

Vergeet niet dat een workflow een hulpmiddel is. Het is een handig hulpmiddel en een veelzijdig hulpmiddel, maar het kan niet alles.

Bij het bouwen van uw workflow moet u een duidelijk inzicht hebben in het proces waaraan u werkt en het resultaat dat u wilt bereiken. Identificeer welke taken kunnen worden geautomatiseerd en welke een meer praktische aanpak nodig hebben.

Het allerbelangrijkste: blijf eraan werken. Een goede workflow verandert voortdurend omdat uw proces – en uw behoeften – voortdurend veranderen. Als iets in uw workflow overbodig of irrelevant is geworden, verwijder het dan. Als u een nieuwe stap aan het proces toevoegt, zorg er dan voor dat u deze ook aan uw workflow toevoegt.

Een goede workflow moet het werk eenvoudiger maken, niet ingewikkelder.