Wat is een proces? Een niet-saaie gids voor gewone mensen

Processen zijn veel interessanter dan je in eerste instantie zou denken. Dat is geen grapje; ze zijn interessant, dat zweer ik. Maar wat is een proces?

Hoewel ze dat wel zijn bepaald als een verzameling onderling samenhangende werktaken die zijn geïnitieerd als reactie op een gebeurtenis en die een specifiek resultaat opleveren Er is een stukje achtergrondverhaal dat ons helpt de verdovingsmiddelen van bedrijven te doorbreken en te begrijpen wat een proces is en waarom processen ertoe doen.

Eerst een paar voorbeelden van processen:

• Het schoonmaken van de winkel
• Een e-mailadres zoeken
• Software implementeren
• Klantprofilering
• Het onboarden van een nieuwe medewerker
• Een bruiloft plannen

Maar waarom zijn dat processen? Waarom zijn het niet gewoon klusjes die gedaan moeten worden? Het punt is dat wanneer je een proces formaliseert, je aan de workflow denkt met productiviteit in gedachten, waardoor het gemakkelijker uit te voeren en te optimaliseren is.

wat is briefpapier

Het allereerste bedrijfsproces

De vroegst bekende definitie van een bedrijfsproces komt van een Schotse econoom Adam Smith . In 1776 ontmantelde hij zijn idee tot de eenvoudigste elementen beschreven een bedrijfsproces in een theoretische pinfabriek, waarbij 18 afzonderlijke mensen betrokken zijn om één pin te maken:

De ene man trekt de draad uit, een andere maakt hem recht, een derde snijdt hem door, een vierde richt hem, een vijfde slijpt hem aan de bovenkant om het hoofd te ontvangen: om het hoofd te maken zijn twee of drie verschillende handelingen nodig: het opzetten ervan is een een bepaalde taak, het witter maken van de spelden is een andere... en de belangrijke taak van het maken van een speld is op deze manier verdeeld in ongeveer achttien verschillende bewerkingen, die in sommige fabrieken allemaal door verschillende handen worden uitgevoerd, hoewel in andere dezelfde man dat soms zal doen. voer er twee of drie uit.

Waarom zouden we ons zorgen maken over hoeveel mensen er nodig zijn om de pinnen te maken, of hoeveel stappen er in het proces zitten? Nou, dat heeft Smith gevonden door een proces te creëren en de stappen aan individuele specialisten toe te wijzen, steeg de productiviteit 24.000% .

De werking van een 18e-eeuwse speldenfabriek en het beeld dat Adam Smith inspireerde tot het schrijven van de eerste definitie van een bedrijfsproces.

Processen gebruiken om 5 keer sneller te werken

Voor de taakverdeling is een proces nodig, omdat de taak niet meer alleen in het hoofd van één persoon zit.

De full-stack pin engineer kan een prima persoon zijn om het proces te schrijven, maar hij zou het niet alleen van begin tot eind moeten uitvoeren; het werk is 240 keer efficiënter als het wordt verdeeld onder pinspecialisten: de persoon die pindraden doorknipt de hele dag is minder feilbaar dan de solo-speldmeester. Laten we stoppen met praten over pinnen.

Op een winterochtend in 1907, Henry Ford nam Charles E. Sorensen mee naar toe Piquette Avenue-fabriek , een leegstaand gebouw in Detroit dat de geboorteplaats zou worden van Amerika’s eerste in massa geproduceerde betaalbare auto. We gaan met een compleet nieuwe klus beginnen, zei hij tegen het hoofd productie.

De Piquette Avenue-fabriek in Detroit, Michigan. De site van 's werelds meest invloedrijke implementatie van bedrijfsprocessen.

Ford legde zijn idee voor een nieuw proces uit. In plaats van dat één ambachtsman alleen een product maakte, leerde iedereen een van de 84 eenvoudige, repetitieve taken uit te voeren. Met deze nieuwe benadering van processen heeft Ford de productietijd van de auto verkort Model T van 12,5 uur naar 2,5 uur.

Dat was niet alleen een triomf voor de bankrekening van Ford, het was ook een van de meest revolutionaire momenten ooit, niet alleen in de geschiedenis van auto’s en productie, maar in de hele geschiedenis van het bedrijfsleven.

De drie soorten processen die elk bedrijf nodig heeft

Dat weet je Processen zijn een reeks logische instructies die van begin tot eind moeten worden uitgevoerd , maar wist u dat er drie soorten processen zijn? Dit zijn:

• Beheerprocessen
• Operationele processen
• Ondersteunende processen

Beheerprocessen

Managementprocessen zijn niet zozeer gericht op het van begin tot eind uitvoeren van een taak, maar op het plannen en projecteren van de toekomst van de bedrijfsactiviteiten.

Een voorbeeld van een managementproces kan zijn dat een CEO plant hoe hij de tijd en energie van het marketingteam het beste kan besteden aan een PR-lanceringscampagne. Het procesgedeelte zou bestaan ​​uit het toewijzen van middelen, het definiëren van tijdsbestekken en het controleren of de systemen aanwezig en geoptimaliseerd zijn.

Operationele Processen

Operationele processen betreffen uw kernbedrijfsproces. Als u een t-shirtbedrijf bent, is een van uw belangrijkste operationele processen het opnemen van bestellingen via de telefoon. Een andere mogelijkheid zou zijn om gefabriceerde t-shirts te laten verzenden.

hoe je het telefoonnummer op een xbox-account kunt wijzigen

Wat uw bedrijf ook in de kern doet, er moeten waterdichte processen zijn om uw bedrijf schaalbaar en efficiënt te maken.

Ondersteunende processen

Verrassing verrassing — ondersteunende processen ondersteunen de management- en operationele processen. Het bedrijf vertrouwt op deze processen om de bedrijfsvoering te ondersteunen planning En aan het doen delen van het bedrijf. Het zijn processen zoals technische ondersteuning, het onboarden van medewerkers of het inhuren van een stagiair.

Hoewel dit niet is wat het bedrijf doet om geld te verdienen, faciliteren ze wel de belangrijkste inkomstenstroom en zorgen ze ervoor dat de managementprocessen iets te beheren hebben en dat de operationele processen zo soepel mogelijk verlopen.

De anatomie van een proces

Wanneer een proces op papier (of hopelijk digitaal) wordt gedocumenteerd, gebeurt dit in de vorm van een standaardproceduredocument. Hoewel dit niet het soort dingen is dat je zou lezen tijdens een vlucht van 18 uur, maken ze processen wel veel gemakkelijker te begrijpen, te verspreiden, te onderwijzen en te optimaliseren.

Een SOP kan het volgende bevatten:

• Een header met de titel, datum, auteur en ID
• Een stapsgewijze lijst met instructies
• Het team of individu dat verantwoordelijk is voor de uitvoering van elke taak
• De middelen (uitrusting, geld, tijd, ondersteunende teams) die de gebruiker nodig heeft
• Verwijzingen naar andere SOP's

Doorgaans zullen bedrijven en overheidsinstanties complexe SOP-documentatie opstellen. Klik hier voor een voorbeeld van een introductiedocument voor een reeks SOP's gemaakt door General Electric voor werknemers die werken met door UNICORN gecontroleerde systemen. U zult merken dat er een tabel met codenummers en SOP-aanduidingen is, evenals uitleg van terminologie.

Ontvang een uittreksel uit een daadwerkelijke SOP voor de aankoop van een voertuig hier . Nogmaals, het is zeer grondig en gebruikt dezelfde stijl die veel bedrijven gebruiken om ervoor te zorgen dat de SOP waterdicht is.

… Maar soms zal een SOP niet zo ingewikkeld zijn.

Kleinere bedrijven schrijven efficiënte processen die de klus klaren, en er is minder behoefte aan een auteur en een SOP-ID als ze zijn geschreven met SOP-software die dat handmatig aanmaakt. Hetzelfde geldt voor het referentiegedeelte, dat nu met hyperlinks wordt uitgevoerd. Hieronder vindt u een eenvoudige SOP gemaakt door Process Street:

De problemen die processen oplossen

In The Checklist Manifesto – een boek kunnen we niet stoppen met praten over — Atul Gawande vertelt hoe hij een veiligheidsproces implementeerde in het Johns Hopkins-ziekenhuis.

Het leek eenvoudig, en het was niet zo cool als de andere ideeën die ze hadden, zoals robotchirurgie. Maar in werkelijkheid was het het meest effectieve instrument dat geïmplementeerd had kunnen worden, en het was slechts een vel papier.

Uit een onderzoek na de implementatie van de checklist zei 78% van het medisch personeel in het ziekenhuis dat ze merkten dat de checklist een fout verhinderde. En het ultieme bewijs: 93% van de chirurgen zou willen dat de checklist op hen werd gebruikt als ze zich in de operatiekamer bevonden en een operatie ondergingen.

Dit is het proces:

Dit volgende voorbeeld is tastbaarder en rampzaliger.

Op de ochtend van de heetste dag van het jaar – 17 juli 1865 – kwamen twee treinen vol voornamelijk kinderen met elkaar in botsing in Whitemarsh Township, Pennsylvania, waarbij ongeveer 60 doden vielen en meer dan 100 gewond raakten.

Een schilderij van The Great Train Wreck uit 1856 door een onbekende kunstenaar

De oorzaak? Wikipedia heeft het vermeld als ‘menselijke fout’.

De treinen trokken veel meer rijtuigen dan ze aankonden, wat betekende dat de machinisten af ​​en toe moesten stoppen om de motordruk terug te krijgen die ze nodig hadden om verder te kunnen rijden. Door dit grillige gedrag reed de trein niet op schema en communiceerde dat niet naar de omliggende stations.

De chauffeur dacht dat hij de verloren tijd kon inhalen en op schema kon blijven, dus zette hij de motor aan, nam een ​​alternatieve route en dacht dat hij uit de buurt van de route zou blijven. Aramingo , rond dezelfde tijd vertrok een andere trein uit Wissahickon.

In een blinde bocht botsten de ketels van de twee treinen en veroorzaakten een explosie die tot op acht kilometer afstand te horen was. De drie rijtuigen die zich het dichtst bij de ketels bevonden, werden tot splinters geblazen, de rest vloog in brand en ontspoorde.

Hoe nieuwe lettertypen in Word in te voegen

Als reactie op deze ramp heeft Spoorweg van Noord-Pennsylvania hun processen aangepast. Ze oordeelden dat geen twee treinen die in twee richtingen reizen hetzelfde spoor zullen delen, en telegramcommunicatie met nabijgelegen stations werd verplicht gesteld.

Processen gebruiken in uw bedrijf

Tegenwoordig wachten bedrijven (meestal) niet tot een catastrofale mislukking zich voordoet voordat ze nadenken over processen. Als u processen niet formeel gebruikt, is het nooit te vroeg.

Koop een gratis Process Street-account en begin met het creëren van processen, het systematiseren van uw bedrijf en het verdelen van taken. Zoals we hebben gezien kunnen processen de productiviteit met 24.000% verhogen.

Krijgen De complete gids voor bedrijfsprocesbeheer

Mist uw team deadlines vanwege onzekere verantwoordelijkheden?

Duurt het te lang om nieuwe medewerkers aan boord te krijgen en te trainen?

Bedrijven die processen implementeren hebben een 280% hoger succespercentage op hun projecten (95%) versus degenen die dat niet doen (25%).

Begin in minder dan een week met het besparen van kosten door het werk van uw team te systematiseren, knelpunten weg te nemen en verspilde tijd en moeite te elimineren.

Wat staat er in het boek?

• Wat is een proces? Een niet-saaie gids voor gewone mensen
• Hoe processen uw bedrijf beschermen tegen crashen en afbranden
• Waarom de normalisering van afwijkend gedrag uw bedrijf schaadt
• Wat is bedrijfsprocesmanagement? Een heel eenvoudige introductie
• Bedrijfsprocesanalyse (zonder de overweldigende geeuw)
• Waarom u zich zou moeten bezighouden met bedrijfsprocesmodellering
• Hoe u overschakelt naar BPM-software als u alleen maar papier gebruikt
• Re-engineering van bedrijfsprocessen: wat u moet doen als uw bedrijf faalt
• Is outsourcing van bedrijfsprocessen relevant voor uw kleine onderneming?