Alleen met goed procesmanagement kan een bedrijf optimaal functioneren. Maar wat is de feitelijke definitie van procesmanagement?
Omdat veel bedrijven tijdens de pandemie van 2020 overgingen op werken op afstand, werd ook veel procesbeheer digitaal. Terwijl medewerkers uiteindelijk terugkeerden naar hun kantoor, had procesmanagement een nieuw thuis gevonden in de cloud.
Met deze plotselinge verandering en de interesse in het perfectioneren van procesmanagement is het de moeite waard om diep te duiken in wat procesmanagement eigenlijk is. En als bedrijf dat, eerlijk gezegd, van die verschuiving heeft geprofiteerd, hebben we hierover veel te zeggen.
In dit artikel definiëren we procesmanagement, bespreken we de voordelen en uitdagingen ervan en geven we u advies over hoe u dit in uw bedrijf kunt implementeren.
Aan het einde voegen we zelfs een gratis sjabloon toe om u op weg te helpen.
De definitie van procesmanagement
Oké, wat is procesmanagement precies?
Procesmanagement – of business process management (BPM) – is de techniek die organisaties gebruiken om verschillende bedrijfsprocessen te analyseren, optimaliseren, monitoren en controleren.
oppervlak toetsenbordverlichting
Met BPM kunnen bedrijven:
- Automatiseer terugkerende processen, zodat deze altijd soepel verlopen
- Analyseer processen uit het verleden om te zien wat er goed ging en wat niet
- Houd statistieken bij voor verschillende processen
- Voer risicoanalyses uit om toekomstige risico's te beperken
- Meet de efficiëntie met behulp van eerdere gegevens
Waarom moeite doen met procesmanagement?
BPM is iets dat elke organisatie nodig heeft, omdat het u helpt uw bedrijf beter te begrijpen.
Door BPM te gebruiken, kunt u al uw bedrijfsprocessen analyseren om inefficiënties op te sporen en oplossingen te bedenken om deze op te lossen en te optimaliseren. Het zorgt ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden veel soepeler verlopen en verbetert het beheer van hulpbronnen.
Maar dat zijn slechts de kleine voordelen.
De andere voordelen hiervan zijn enorm. Het bespaart uw organisatie niet alleen tijd en geld, maar zorgt er ook voor dat uw bedrijf veel sneller kan reageren op klant- en marktvragen.
Voordelen van het helder definiëren van procesmanagement
Als u de definitie van BPM begrijpt, kunt u het beter onderscheiden van programma- en projectmanagement. Als u het verschil kent tussen de drie soorten processen, kunt u ze allemaal effectief gebruiken.
hoe u een spreadsheet instelt
Bij BPM is het belangrijk om te onthouden dat het voor terugkerende processen binnen uw organisatie is. Dit zijn over het algemeen doorlopende processen binnen een bedrijf en hebben geen specifiek doel, zoals de onboarding van werknemers. Dat is de grootste onderscheidende factor.
Projectmanagement is het opleveren van een specifiek product of dienst. Er zit een duidelijk begin en einde aan. Projecten zijn over het algemeen eenmalige zaken die zich niet herhalen, en een team kan er maar aan één tegelijk werken.
Programmamanagement bevindt zich ergens tussen de andere twee in. Het gaat over het beheren van de onderlinge afhankelijkheden tussen verschillende projecten. Net als BPM is programmamanagement over het algemeen doorlopend, maar in tegenstelling tot BPM houdt het zich niet bezig met de processen die verband houden met het bedrijf als geheel.
Voordelen van het gebruik van procesmanagement
Procesbeheer is een cruciaal aspect van elke bedrijfsvoering, met als doel de efficiëntie te verbeteren, de kosten te verlagen en de algehele prestaties te verbeteren. Hier volgen enkele belangrijke voordelen van het gebruik van procesmanagement:
Verhoogde efficiëntie
Door procesmanagement te implementeren, kunnen organisaties hun activiteiten stroomlijnen, overbodige taken elimineren en de productiviteit verbeteren. Met duidelijk gedefinieerde processen kunnen medewerkers efficiënter werken, wat leidt tot tijd- en kostenbesparingen.
Continue verbetering
Door gebruik te maken van procesmanagement kunnen bedrijven hun processen voortdurend monitoren en beoordelen om verbeterpunten te identificeren. Hierdoor kunnen ze de nodige aanpassingen doorvoeren, workflows optimaliseren en de prestaties voortdurend verbeteren.
Verbeterde klantenservice
Met verbeterde efficiëntie en gestroomlijnde processen kunnen organisaties een betere klantenservice bieden. Processen zoals het afhandelen van bestellingen, het oplossen van klachten en het onboarden van klanten kunnen worden gestandaardiseerd en consistent worden uitgevoerd, wat resulteert in een verbeterde responstijd en klanttevredenheid.
Kostenbesparingen
Procesbeheer helpt knelpunten, overtolligheden en inefficiënties te identificeren, waardoor bedrijven hun toewijzing van middelen kunnen optimaliseren en de kosten kunnen verlagen. Door onnodige stappen te elimineren en handmatige processen te automatiseren, kunnen organisaties aanzienlijke kostenbesparingen realiseren.
Verbeterde besluitvorming
Procesbeheer biedt bedrijven realtime gegevens en inzichten in hun activiteiten. Hierdoor kunnen ze weloverwogen beslissingen nemen op basis van nauwkeurige informatie, wat leidt tot betere bedrijfsresultaten en het behalen van strategische doelen.
Soorten procesmanagement
Procesmanagement kan veel doen om u te helpen uw bedrijfsdoelen te bereiken, maar u moet bekend zijn met de verschillende typen om te weten welke het beste bij u past.
Beheer van bedrijfsprocessen
Dit type procesmanagement richt zich op het verbeteren van bedrijfsprocessen en workflows over verschillende afdelingen of functies binnen een organisatie. Het heeft tot doel processen te optimaliseren, de efficiëntie te verbeteren en deze in lijn te brengen met strategische doelen. Software voor bedrijfsprocesbeheer is een geweldige manier om u te helpen bij het opzetten van een procesbeheersysteem.
Project management
Projectmanagement omvat het plannen, uitvoeren en monitoren van een specifiek project om specifieke doelstellingen binnen een bepaald tijdsbestek te bereiken. Het zorgt ervoor dat projecten op tijd, binnen budget worden opgeleverd en voldoen aan de gewenste kwaliteitsnormen.
Workflow management
Workflowmanagement richt zich op de coördinatie en optimalisatie van taken, activiteiten en goedkeuringen binnen een gedefinieerd proces. Het zorgt ervoor dat het werk efficiënt wordt gerouteerd, deadlines worden gehaald en alle noodzakelijke stappen worden voltooid.
Programmabeheer
Programmamanagement omvat het beheren van meerdere gerelateerde projecten als een gecoördineerde inspanning om organisatiedoelstellingen te bereiken. Het omvat het toezicht houden op de planning, uitvoering en monitoring van meerdere projecten en het waarborgen van de afstemming ervan met strategische doelen.
Robotachtige procesautomatisering (RPA)
RPA omvat het gebruik van softwarerobots of bots om repetitieve en op regels gebaseerde taken te automatiseren. Het heeft tot doel de efficiëntie, nauwkeurigheid en snelheid te verbeteren door handmatige tussenkomst te verminderen en fouten te minimaliseren.
Hoe u uw team kunt informeren over de definitie van procesmanagement
Teamleden zijn gevoeliger voor verandering dan waar veel managers hen de eer voor geven. Maar al te vaak wordt BPM beantwoord met een vaste en vergeten houding. Er is heel weinig verandering.
Als het gaat om het onderwijzen van uw team over de definitie van procesmanagement, is uw aanpak belangrijker dan hoe u de definitie verwoordt. Vraag jezelf dit af:
- Waarom wil ik dat mijn team de definitie van procesmanagement kent?
- Hoe zal het team profiteren van het kennen van de definitie?
- Wat zijn mijn verwachtingen van het team nadat we BPM hebben besproken?
- Wil ik de ideeën van mijn team, of wil ik gewoon dat ze weten wat BPM in het algemeen is?
Als je alleen maar wilt dat je team weet wat BPM is, dan is jouw aanpak waarschijnlijk niet de juiste.
Jouw teamleden zijn degenen die elke dag met gevestigde processen werken en waarschijnlijk al weten wat er verbeterd kan worden. Wanneer u procesmanagement introduceert bij uw team, zou dit een manier moeten zijn om die communicatielijn met uw team te openen.
Ze moeten zich vanaf dit moment op hun gemak voelen om naar u toe te komen met hun ideeën om processen te verbeteren. Er moet altijd naar hun ideeën geluisterd worden.
Modellen voor bedrijfsprocesbeheer gedefinieerd
Het modelleren van bedrijfsprocesbeheer is het representeren van de processen van een organisatie, zodat deze kunnen worden geanalyseerd, verbeterd en mogelijk geautomatiseerd.
Het hele idee van BPM-modellen is om een fysieke weergave van een proces te hebben, op een manier die logisch is voor iedereen die ernaar kijkt, of het nu ingenieurs of belanghebbenden zijn. Zie het als een mindmap.
Voorbeelden van procesmanagementmodellen
Hoe u uw bedrijfsprocessen gaat modelleren, is aan u, maar er zijn een paar gevestigde modellen om u op weg te helpen.
hoe u het standaardlettertype in Word instelt
Stroomdiagrammen
Waarschijnlijk de meest bekende modellen, stroomdiagrammen zijn eenvoudig en gemakkelijk te maken. Alleen al door verschillende vormen te gebruiken die met pijlen zijn verbonden, kunt u eenvoudig aantonen hoe bepaalde delen van een proces in een ander proces overgaan.
Deze werken over het algemeen het beste voor eenvoudige processen of voor het vereenvoudigen van meer gecompliceerde processen.
Notatie voor bedrijfsprocesmodellering
De Business Process Modeling Notion (BPMN) brengt bedrijfsprocessen in kaart met behulp van een grafische notatie. Het doel van BPMN, gecreëerd door Object Management Group (OMG), is om zelfs de meest complexe bedrijfsprocessen begrijpelijk te maken voor iedereen in een team, van softwareontwikkelaars tot bedrijfsanalisten.
Hoe u een BPMN kunt aanmaken, kunt u gratis leren op OMG's website als dit het model is waarmee u wilt gaan.
Gantt-diagrammen
Gantt-diagrammen zijn gemaakt door de Amerikaanse werktuigbouwkundige Henry Gantt en bestaan al meer dan 100 jaar. Deze diagrammen kunnen het beste worden gebruikt voor processen die tijdgevoelig zijn, omdat ze balken gebruiken om de deadlines van bepaalde taken of projecten bij te houden.
Gantt-diagrammen zijn opeenvolgend en zeer gemakkelijk te begrijpen. Er is een goede reden waarom ze tegenwoordig nog steeds vaak worden gebruikt.
Gegevensstroomdiagrammen
Met gegevensstroomdiagrammen (DFD's) kunt u gegevensstromen visualiseren. DFD's werken als stroomdiagrammen, maar hebben over het algemeen een veel grotere sleutel om de verschillende vormen en kleuren duidelijk en georganiseerd te houden.
Deze helpen u om te zien hoe gegevens binnen een proces en ook tussen processen stromen. Ze zijn over het algemeen beter voor uw team en niet voor de belanghebbenden, omdat ze een beetje ingewikkeld kunnen worden, afhankelijk van de hoeveelheid gegevens die wordt weergegeven.
in de cache opgeslagen inloggegevens zijn verlopen
Implementeren van een procesmanagementsysteem
Het implementeren van een procesmanagementsysteem, zelfs voor individuele processen, hoeft niet ingewikkeld te zijn. Volg gewoon deze stappen:
Definieer duidelijk de doelen en doelstellingen
Dit zal de basis vormen voor het identificeren van de kritische processen die moeten worden beheerd en verbeterd. Door te zorgen voor afstemming tussen het procesmanagementsysteem en de algemene bedrijfsstrategie kunnen organisaties hun inspanningen prioriteren en betere beslissingen nemen met betrekking tot procesoptimalisatie.
Breng de bestaande processen in kaart
Dit omvat het documenteren van de stappen, input, output en belanghebbenden die bij elk proces betrokken zijn. De oefening in het in kaart brengen van processen biedt een visuele weergave van de opeenvolging van activiteiten en helpt bij het identificeren van potentiële knelpunten, inefficiënties en overtolligheden in de processen.
Identificeer verbetermogelijkheden
Dit wordt gedaan door de efficiëntie, effectiviteit en prestaties van elk proces te evalueren. Er kunnen Key Performance Indicators (KPI's) worden gedefinieerd om het succes van de processen te meten en de voortgang richting verbeteringsdoelen te volgen.
Optimaliseer de processen
Procesverbetering kan worden bereikt via verschillende benaderingen, zoals:
- Het elimineren van onnodige stappen
- Handmatige taken automatiseren
- Het herdefiniëren van rollen en verantwoordelijkheden
- Implementeren van best practices uit industriestandaarden
Door de processen voortdurend te monitoren en te analyseren, kunnen organisaties optimalisatiegebieden identificeren en veranderingen doorvoeren om de efficiëntie te vergroten.
Uitdagingen bij het implementeren van een nieuw procesmanagementsysteem
Het implementeren van een nieuw procesmanagementsysteem kan behoorlijk wat uitdagingen met zich meebrengen. Hier volgen enkele veelvoorkomende obstakels die organisaties tijdens dit proces kunnen tegenkomen:
Weerstand tegen verandering
Het implementeren van een nieuw procesmanagementsysteem vereist vaak een mentaliteitsverandering en veranderingen in de bestaande workflows. Weerstand tegen verandering kan komen van werknemers die gewend zijn aan bestaande processen en misschien aarzelen om nieuwe manieren van werken over te nemen.
Gebrek aan buy-in
Succesvolle implementatie van een procesmanagementsysteem is afhankelijk van de steun en buy-in van de belangrijkste belanghebbenden. Als besluitvormers en leiders de voordelen van het systeem niet volledig begrijpen of de waarde ervan niet inzien, kan het een uitdaging zijn om de nodige steun en middelen te verkrijgen.
regelwoord verwijderen
Beperkte middelen
Het implementeren van een nieuw systeem vereist investeringen in technologie, training en middelen. Beperkte budgetten of beperkte middelen kunnen uitdagingen opleveren bij het verkrijgen van de noodzakelijke hulpmiddelen en het toewijzen van de juiste mensen om het implementatieproces aan te sturen.
Gegevensbeheer
Bij het implementeren van een procesmanagementsysteem worden vaak grote hoeveelheden gegevens verzameld en geanalyseerd. Het effectief beheren en organiseren van deze gegevens kan een uitdaging zijn, vooral als organisaties niet over efficiënte gegevensbeheerprocessen beschikken.
Integratie met bestaande systemen
Organisaties beschikken mogelijk al over gevestigde systemen en hulpmiddelen, en het integreren van het nieuwe procesmanagementsysteem met deze bestaande systemen kan een complexe taak zijn. Het garanderen van een naadloze integratie en een soepele gegevensstroom tussen verschillende systemen kan uitdagingen met zich meebrengen.
Sjablonen voor procesbeheer
Bekijk onze blogpost over essentiële processen voor HR-teams. Soms is het beter om BPM eerst in HR-teams te implementeren, en dit bericht bevat 60 gratis sjablonen die uw team kan uitproberen.
Als je het moeilijk vindt om te beslissen welke je eerst wilt proberen, raad ik deze aan:
Werkstroom weergeven Sjabloon voor onboardingproces voor nieuwe medewerkers Klik hier om deze workflow toe te voegen aan uw gratis Process Street-account .Hoe u uw procesmanagementsysteem kunt optimaliseren
Het optimaliseren van uw procesmanagementsysteem heeft alles te maken met het opzetten van een systeem van continue verbetering.
Voortdurende verbetering betekent nooit genoegen nemen. Er is geen Dit werkt geweldig, laten we het laten zoals het is, maar eerder een houding van: Dit werkt geweldig, maar is er een manier om het nog beter te maken?
We hebben een hele blogpost vol advies over het gebruik continue verbetering om processen te optimaliseren als je meer wilt weten.
