Oliver Peterson 6 juli 2022 Bedrijfsactiviteiten Voortdurende verbetering zonder gegevensverzameling is als crosscountry rijden zonder borden of kaart.
Het verzamelen van gegevens is essentieel voor het doorvoeren van verbeteringen, omdat er zonder deze gegevens geen echt bewijs is dat er überhaupt een probleem bestaat.
Waarom breng je verbeteringen aan? Is het echt een probleem, of wordt je op dit moment alleen maar vervormd door frustratie?
Ja, je frustratie kan je aanwijzingen geven over wat het kernprobleem is, maar alleen op je gevoelens vertrouwen zal op de lange termijn geen nauwkeurige resultaten opleveren.
Dat is waar dataverzameling kan helpen. Onze Analytics-functie kan worden gebruikt om een objectief, onbevooroordeeld beeld te schetsen van de huidige status van een bepaald proces en om potentiële gebieden te benadrukken die verbeterd kunnen worden.
Laten we dus beginnen met het doorlopen van onze 5 stappen voor continue verbetering van procesoptimalisatie:
- Stap 1: Identificeer het proces dat verbeterd moet worden
- Stap 2: Beoordeel de werkzaamheid en bepaal verbeteringen
- Stap 3: Implementeer procesverbeteringen
- Stap 4: Test en volg het bijgewerkte proces
- Stap 5: Optimaliseer het proces met automatisering
Stap 1: Identificeer het proces dat verbeterd moet worden
Geen enkel proces is perfect, maar er zijn er wel enkele die voortdurend problemen kunnen veroorzaken. Dat is waar je moet beginnen.
Noteer welk proces het vaakst de tijd en middelen van u en uw team verspilt.
Dan moet je dat proces volledig begrijpen door de volgende vragen te beantwoorden:
- Wat is het doel van het proces?
- Wanneer begint en eindigt het?
- Wat zijn de afzonderlijke activiteiten binnen het proces?
- Welke afdelingen/medewerkers zijn erbij betrokken?
- Welke informatie wordt tussen de stappen overgedragen?
De antwoorden op deze vragen moeten helpen om alle elementen waaruit het proces bestaat te benadrukken en te verduidelijken hoe de optimalisatie ervan het beste kan worden aangepakt, te beginnen met de specifieke doelen die dit proces probeert te bereiken.
Waarom u uw processen moet documenteren
Voordat we verder gaan, is het belangrijk om jezelf de volgende vragen te stellen: Hoe goed is mijn procesdocumentatie?
U weet misschien welke processen moeten worden bijgewerkt, maar tenzij u over duidelijke procesdocumentatie beschikt, is continue verbetering in wezen onmogelijk.
Hoe een Windows-account te ontgrendelen
Continue verbetering werkt alleen als je kunt kijken hoe iets voorheen werkte en dit kunt vergelijken met de veranderingen die je hebt aangebracht. Het hebben van duidelijk geschreven, toegankelijke procesdocumentatie is de beste manier om continue verbetering mogelijk te maken.
Stap 2: Beoordeel de werkzaamheid en bepaal verbeteringen
Nu u uw proces heeft uitgestippeld, is het tijd om de effectiviteit ervan te beoordelen en te bepalen welke verbeteringen het meest optimaal zouden zijn.
Begin met het vastleggen van de sterke en zwakke punten van het proces. Dit zal u helpen te begrijpen wat werkt en wat niet, en waar verbeteringen kunnen worden aangebracht.
Het kan zijn dat sommige taken helemaal niet eens nodig zijn om het uiteindelijke doel te bereiken. Als u hier toch mee te maken krijgt, overweeg dan om een aantal van deze taken te consolideren, of er zelfs helemaal vanaf te komen. Het is altijd beter om een proces te hebben dat beknopt en to the point is, in plaats van een proces dat te ingewikkeld of verward is in wat het probeert te bereiken.
Stap 3: Implementeer procesverbeteringen
Als u uw proces goed gedocumenteerd heeft, of beter nog, u procesbeheersoftware gebruikt, zou deze taak net zo eenvoudig moeten zijn als stap voor stap door uw proces lopen en gaandeweg wijzigingen aanbrengen.
Een best practice voor continue verbetering is het herhalen van nieuwe versies van een proces telkens wanneer u wijzigingen aanbrengt. Dit helpt voorkomen dat dingen kapot gaan en maakt het gemakkelijker om gegevens tussen verschillende versies van een proces bij te houden en te vergelijken, zodat u nauwkeurig kunt bepalen of wijzigingen echte verbeteringen zijn.
Een andere tip is om een eenvoudig logboek bij te houden van alle wijzigingen die u tijdens elke iteratie aanbrengt, zodat u gemakkelijker kennis kunt delen en ervoor kunt zorgen dat iedereen begrijpt welke wijzigingen zijn aangebracht, door wie en wanneer.
Stap 4: Test en volg het bijgewerkte proces
Testen is belangrijk, vooral om er zeker van te zijn dat u niets kapot heeft gemaakt. Doorloop het proces, bij voorkeur zo dicht mogelijk bij reële omstandigheden, en zorg ervoor dat alles werkt zoals verwacht.
Denk eens na over het uiteindelijke doel van het proces: wordt dit nog steeds bereikt?
Zodra u heeft vastgesteld dat de procesverbeteringen functioneel zijn, kunt u beginnen met het verzamelen van gegevens om het succes van eventuele wijzigingen te beoordelen.
Met behulp van Process Street Analytics
Het kunnen bekijken van de prestaties van uw processen, uw team of klanten is van cruciaal belang om te begrijpen of de wijzigingen die u heeft aangebracht daadwerkelijk effectiever zijn.
Informatie zoals taakvoortgang en actieve/voltooide workflowruns kunnen u helpen knelpunten op te sporen en een idee te krijgen van hoe uw team op de veranderingen reageert.
Klik hier voor meer informatie over de Analytics-functie van Process Street.
Stap 5: Optimaliseer het proces met automatisering
Op dit punt ben je eigenlijk klaar. U heeft verbeteringen geïdentificeerd en geïmplementeerd, en u zou deze veranderingen in de loop van de tijd moeten kunnen volgen om het succes te beoordelen.
Maar als u een stap verder wilt gaan en het maximale uit uw workflowbeheersoftware wilt halen, is het tijd om te overwegen welke taken (indien aanwezig) kunnen worden geautomatiseerd.
Ten eerste – om dit uit de weg te ruimen – als u papier gebruikt, zult u vrijwel zeker efficiëntiewinsten zien als u overstapt op digitaal procesbeheer.
Microsoft Office-sleutelcode gratis
Voor de rest van jullie: als je gegevens overdraagt tussen apps (bijvoorbeeld door Dropbox-bestanden handmatig toe te voegen aan Google Drive), moet je kijken of je handmatige taken kunt elimineren met een van onze eigen automatiseringen.
Het is ook de moeite waard om Zapier, Power Automate en Make.com omdat er daar een heleboel automatiseringen beschikbaar zijn.
Wat vond je van onze 5 continue verbeterstappen? Heb jij nog tips die we misschien hebben overgeslagen? Laat het ons weten in de reacties hieronder!
