Toen ik voor het eerst in de bedrijfswereld begon te werken, was er een term waarvan ik merkte dat deze veel werd gebruikt: BizOps .
Wat is in hemelsnaam BizOps? En waarom is er een hele afdeling voor? Wat doen ze??
Het was een mysterie dat ik uiteindelijk moest opzoeken om niet zo onwetend over te komen als ik op mijn collega's was.
Voor degenen onder u die dezelfde worsteling doormaken: BizOps is een afkorting voor bedrijfsactiviteiten, en ze zijn ongelooflijk belangrijk voor een bedrijf.
Laat me je er doorheen leiden.
Wat zijn bedrijfsactiviteiten?
Bedrijfsactiviteiten hebben een vrij brede reikwijdte. Kortom, het betreft elk onderdeel van een bedrijf dat ervoor zorgt dat het bedrijf draaiende blijft en winst maakt.
Het zijn de dagelijkse taken die ervoor zorgen dat alles soepel verloopt. Er is geen one-size-fits-all benadering van de bedrijfsvoering, omdat elk bedrijf anders is.
Het zal er totaal anders uitzien tussen a financiële onderneming en bijvoorbeeld een productiebedrijf. Het zal er zelfs anders uitzien tussen retailers, of ze nu fysiek of online zijn.
Maar maak je geen zorgen. De basisprincipes van bedrijfsvoering zijn universeel, dus laten we erover praten.
Elementen van de bedrijfsvoering
Er zijn vier elementen waaruit de bedrijfsvoering bestaat en die niet van bedrijfstak tot bedrijfstak verandert. Dat zijn ze eenvoudig aangepast op hun eigen unieke manier .
Plaats
Alle nieuwe bedrijven moeten een locatie kiezen waar ze gaan opereren. Of het nu afgelegen is, hoogbouw in de binnenstad of een fabriek op het platteland, het belang van de beslissing blijft hetzelfde.
En die beslissing, geloof het of niet, hoort bij de bedrijfsvoering. Het beïnvloedt alles, van:
Hoe stel ik een standaardhandtekening in Outlook in?
- De pool van beschikbare klanten
- Fysieke opslag
- Bedrijfsindeling
- Parkeren voor medewerkers
Het is in wezen de meest fundamentele bouwsteen van uw bedrijfsvoering.
Hoe verwacht u dat de bedrijfsvoering soepel verloopt als er dagelijks honderden medewerkers op zoek zijn naar een parkeerplaats? Of niet genoeg ruimte om documenten en producten op te slaan?
Dat zullen ze eenvoudigweg niet doen.
Technologie
Technologie is een groot onderdeel van de bedrijfsvoering. En het omvat alles, van fabrieksapparatuur tot software voor het bijhouden van inventaris. Letterlijk elke technologie die u gebruikt om uw bedrijf te runnen, maakt deel uit van de bedrijfsvoering.
Het is belangrijk om te begrijpen welke technologie belangrijk is om de activiteiten te stroomlijnen en op de hoogte te blijven van alle technologische ontwikkelingen. Zo kunt u altijd concurrerend blijven.
Medewerkers
Zonder uw medewerkers bent u niets. De hoeksteen van elk bedrijf is uitzoeken welke werknemers je nodig hebt, hoeveel, en of ze fulltime, parttime of op contractbasis moeten zijn.
De sleutel tot een goede bedrijfsvoering is het opbouwen van een evenwichtige talentenpool. Je moet de goede plek vinden om voldoende medewerkers te hebben om de activiteiten soepel te laten verlopen zonder ze te veel in dienst te nemen of te overbelasten.
Het is niet eenvoudig, maar het kan de situatie voor bedrijven echt veranderen.
Processen
Last but not least: processen. Aangezien het bedrijf waarvoor ik werk Process Street heet, is het veilig om te zeggen dat dit een favoriet is.
Uw processen zijn de terugkerende taken die bedrijven overeind houden. Dit zijn dingen als:
- Inwerken van medewerkers
- Facturering
- Marktonderzoek
- Werving
- Klachten van klanten indienen
- Het vervaardigen van een product
Je snapt het beeld. Deze kleinere, alledaagse processen zijn essentieel voor het runnen van een succesvol bedrijf, maar alleen als ze goed worden uitgevoerd.
Je zou kunnen stellen dat dit het belangrijkste aspect van de bedrijfsvoering is, omdat dit de zaken in beweging houdt. Als u moeite heeft gehad om uw bedrijfsvoering te verbeteren, is het verstandig om te beginnen met het onderzoeken van uw processen om inefficiënties te ontdekken.
Voorbeelden van bedrijfsvoering
De elementen van de bedrijfsvoering zijn leuk en aardig, maar hoe ziet het er in de praktijk eigenlijk uit? Hier zijn enkele voorbeelden:
Personeelszaken
HR is verantwoordelijk voor alle activiteiten met betrekking tot de levenscyclus van werknemers, waaronder:
- Werving
- Aan boord
- Prestatiebeheer
- Offboarding
En alles daar tussenin.
Als het HR-team deze activiteiten niet kan optimaliseren, kan dit grote gevolgen hebben voor de talentenpool van een bedrijf. Goede onboarding heeft het potentieel om het behoud van medewerkers te vergroten maar liefst 82%. Dat is belangrijk!
Om de HR-activiteiten te optimaliseren, kunnen dagelijkse taken zaken omvatten als het zoeken naar manieren om de medewerkerstevredenheid te verbeteren en het creëren van nieuwe onboarding-processen. Hoewel verschillend, zijn ze allebei belangrijk voor de bedrijfsvoering.
Marketing
Zonder marketing kun je toch niet iets verkopen? Alle terugkerende processen die uw marketingteam moet doorlopen om uw product of dienst onder de aandacht te brengen, vallen onder de paraplu van de bedrijfsvoering.
Maar dan heb ik het niet alleen over de flitsende campagnes die ze maken of de SEO-vriendelijke posts die ze schrijven. Ik heb het ook over de backend-onderdelen van marketing. Omdat een goed ontwikkeld proces voor het goedkeuren van marketingmateriaal net zo belangrijk is als het materiaal zelf. De bedrijfsvoering verloopt soepeler als er goedkeuringen en dus verantwoording zijn.
Marketeers zijn ook verantwoordelijk voor het verzamelen van goed onderbouwde marktinformatie, een dagelijkse taak die een enorm verschil kan maken voor de winst van een bedrijf. Dus als het niet goed wordt gedaan, kan het meer kosten dan het waard is.
verkoop
Bij bedrijfsactiviteiten in de verkoop gaat het erom ervoor te zorgen dat het verkoopteam de maximale hoeveelheid tijd per dag heeft om te proberen een verkoop te realiseren.
Als verkopers te veel tijd moeten besteden aan het registreren van informatie of het bedenken van verkoopstrategieën, dan is dat een voorbeeld van een slechte bedrijfsvoering.
Maar door ervoor te zorgen dat alle processen achter de schermen van verkoopvergaderingen en cold calls soepel verlopen, kunnen uw vertegenwoordigers zoveel mogelijk tijd met een klant doorbrengen om relaties op te bouwen en een verkoop binnen te halen. Dat verhoogt weer de winst en is een voorbeeld van een goede bedrijfsvoering.
Om dat te bereiken, wilt u misschien zaken als geautomatiseerde workflows overwegen om uw verkoopteam tijd te besparen. Dat sluit aan bij het inzetten van technologie om uw bedrijfsvoering te verbeteren.
Financiën
Dit omvat alles wat te maken heeft met de financiën van een bedrijf, samen met financiële besluitvorming.
Dit is waarschijnlijk de meest gevoelige van allemaal, omdat één blunder een bedrijf voor altijd kan ruïneren. Bij deze bedrijfsvoering gaat het niet om efficiënt opereren, maar om correct opereren.
Als zodanig omvatten hun dagelijkse taken zaken als:
- Het creëren van investeringsstrategieën
- Transacties beheren
- Het doen van salarisadministratie
- Het maken van financiële rapportages
- Controle
Net als marketing moeten alle hierboven genoemde processen worden geleverd met een subproces dat elk proces goedkeurt om fouten te voorkomen. Zonder dit is het slechts een kwestie van tijd voordat iemand een fout maakt die een bedrijf veel tijd en geld kost.
Product
Van onze vijf voorbeelden is dit het breedste omdat het alles omvat, van het maken van een daadwerkelijk product tot het productteam.
Het doel van de bedrijfsvoering als het om producten gaat, is ervoor te zorgen dat het productteam over alle informatie beschikt die ze nodig hebben (budget, rapportage, etc.) om verbeteringen aan het product te bedenken op basis van feedback van klanten. Het productteam legt deze wijzigingen op hun beurt uit aan het team dat verantwoordelijk is voor het maken van het product.
Om dit te bereiken moeten terugkerende processen worden opgezet om ervoor te zorgen dat het productteam altijd nieuwe informatie van andere teams krijgt wanneer deze zich voordoet. Zonder dat kan het productteam zijn werk niet goed doen. En als dat het geval is, kan het product niet verbeteren, wat de verkoop kan schaden.
Best practices voor bedrijfsvoering
Als het nu nog niet duidelijk is: de bedrijfsactiviteiten zijn allemaal met elkaar verbonden. Als een afdeling faalt in haar activiteiten, kan dit een domino-effect hebben op andere afdelingen. Daarom moet u de best practices voor de bedrijfsvoering over de hele linie toepassen, zodat uw organisatie als een goed geoliede machine kan functioneren.
Stroomlijn processen
Operaties zijn niets zonder processen. Processen zijn de bouwstenen van een goede bedrijfsvoering. Als u uw processen stroomlijnt, stroomlijnt u automatisch uw bedrijfsvoering.
Er zijn verschillende dingen die u kunt doen om dit mogelijk te maken.
- Zoek naar inefficiënties in de huidige processen
- Analyseer de resultaten
- Automatiseer terugkerende taken
- Ontvang feedback van medewerkers
- Maak aanpassingen
Het automatiseren van terugkerende taken is een grote uitdaging, omdat het uw team ervan weerhoudt ondergeschikt werk te doen dat veel tijd kost. Tijd die ze aan waardevollere taken zouden kunnen besteden.
Het gebruik van bedrijfsprocessoftware is een geweldige manier om deze taken te automatiseren en de algehele inefficiëntie in processen te verminderen. Hoewel de meeste geld kosten, is het een waardevolle investering omdat het u uiteindelijk meer geld bespaart dan u uitgeeft door uw algehele bedrijfsvoering te verbeteren.
Meet de prestaties
Bedenk realistische en meetbare doelstellingen voor uw bedrijf. Door dit te doen, kunt u de prestaties gemakkelijker analyseren. Het stelt u ook in staat de specifieke gebieden aan te wijzen die verbetering behoeven. Welke afdelingen vertragen de activiteiten en waarom?
Deze doelen moeten specifiek zijn. Als het uw doel is om in het volgende kwartaal meer winst te maken, kunt u daar niet veel van meten. Maar als het uw doel is om de winst met 10% te verhogen, dan kunt u dat aantal delen met uw werknemers, zodat zij weten waar ze naartoe moeten werken.
Als u dat doel niet bereikt, kunt u naar elke afdeling gaan en met hen praten over hun activiteiten om het probleem te achterhalen.
Houd trends in de gaten
Een van de ergste dingen die u kunt doen, is dat uw activiteiten stagneren. De hele houding als het niet kapot is, maar niet repareert. Misschien geldt het voor bepaalde situaties, maar niet voor de bedrijfsvoering.
Trends kunnen veranderingen in de markt en de industrie, nieuwe technologie, nieuwe wetten en veranderingen in de economie omvatten. Om concurrerend te blijven, moet u er bovenop zitten en openstaan voor veranderingen.
Wij noemen het het beleid van continue verbetering. Neem nooit genoegen met het idee dat wat je doet goed genoeg is. Er zijn altijd verbeteringen mogelijk. Bekijk nieuwe trends en luister naar feedback van uw klanten en medewerkers om ervoor te zorgen dat u niet de volgende wordt K-Mart .
Gebruik data om beslissingen te nemen
Ten slotte moet u gegevens vertrouwen en deze gebruiken om beslissingen te nemen. Hoe graag we ook beslissingen willen nemen op basis van onze gevoelens of resultaten uit het verleden, ze zijn niet altijd de beste indicatoren van waar we heen moeten.
De meeste software voor bedrijfsprocesbeheer wordt geleverd met een analyse- en rapportagefunctie waarmee u de statistieken van alle gebruikte processen kunt bekijken. Dat is een geweldige plek om te beginnen bij het zoeken naar gegevens.
Dit is ook waar trends weer een rol gaan spelen. Als u naar zaken als de inflatie, nieuw lokaal beleid en opiniepeilingen in de sector kijkt, kunt u zien welke aanpassingen u moet maken om de bedrijfsvoering te verbeteren.
Combineer de twee sets gegevens en je bent niet meer te stoppen!
Nog een ding
Omdat bedrijfsvoering zo’n breed begrip is, kan het lastig zijn om te weten waar u moet beginnen als u geïnteresseerd bent om deze te verbeteren.
Maak je geen zorgen, doe alles stap voor stap. U kunt eenvoudig beginnen met het opschrijven van alle verschillende processen die op elke afdeling worden gebruikt. Van daaruit ga je naar de afdelingshoofden en krijg je informatie over hoe de processen momenteel verlopen.
Daarna moet het duidelijk worden welke gebieden u moet verbeteren om de meest geoptimaliseerde bedrijfsvoering te realiseren. Wees niet geïntimideerd. Je kunt het!
