Toegang krijgen tot SharePoint vanuit Outlook

Overzicht van SharePoint- en Outlook-integratie

SharePoint- en Outlook-integratie zorgen voor een soepele workflow voor teams met meerdere gebruikers. U kunt SharePoint-lijsten verbinden met Outlook-mappen, zodat u bestanden kunt delen, volgen en eraan kunt samenwerken zonder van programma te wisselen.

U hebt eenvoudig toegang tot SharePoint vanuit Outlook: u hoeft alleen maar een site- of bibliotheek-URL toe te voegen. Vervolgens kunt u documenten vanuit Outlook openen en volledige toegang krijgen, inclusief bewerkingsrechten.

U kunt de integratie ook aanpassen. Kies welke bibliotheken u in uw Outlook-account integreert, op basis van de teamgrootte en behoeften.

Plus Microsoft Power Automate sjablonen (voorheen Microsoft Flow) kan e-mailbijlagen vanuit Outlook rechtstreeks opslaan in SharePoint-boekhoudmappen. Deze sjablonen helpen vervelende taken te automatiseren.

Ervaar het gemak van toegang tot SharePoint vanuit Outlook! Geniet van het beste van twee werelden.

Toegang tot SharePoint vanuit Outlook

Om vanuit Outlook toegang te krijgen tot SharePoint en uw werkproces efficiënter te maken, gebruikt u de SharePoint-knop op het Outlook-lint, synchroniseert u SharePoint-bibliotheken met Outlook, voegt u SharePoint-agenda's toe aan Outlook en gebruikt u SharePoint-sites rechtstreeks via Outlook. Deze subsecties bieden een verscheidenheid aan oplossingen waarmee u SharePoint eenvoudig kunt integreren met Outlook en uw workflow kunt stroomlijnen.

Met behulp van de SharePoint-knop op het Outlook-lint

Wilt u uw SharePoint-site rechtstreeks vanuit Outlook ophalen? Zoeken is niet meer nodig! Hier vindt u een handleiding voor het gebruik van de SharePoint-knop op het Outlook-lint.

1. Open Outlook en klik op het pictogram ‘Nieuwe e-mail’.
2. Klik in het nieuwe e-mailvenster op 'Bestand bijvoegen' in het lint.
3. Klik vervolgens op ‘Bladeren door weblocaties’ en selecteer ‘Office 365 SharePoint’.
4. U wordt gevraagd om u aan te melden bij Office 365 met de inloggegevens van uw werk- of schoolaccount. Nadat u bent ingelogd, gaat u naar uw SharePoint-site . Nu kunt u in Outlook door bestanden navigeren, deze bekijken en deze bijvoegen.

Goed nieuws: dit werkt met Windows- en Mac-versies van Outlook. U hoeft niet meer van applicatie te wisselen – bespaar tijd met deze geweldige tool! Vergeet niet dat deze functie veel tijd bespaart. Gebruikers hoeven hun e-mailclient niet te verlaten om documenten te delen.

Vroeger zocht ik urenlang naar bestanden terwijl ik tussen applicaties wisselde. Ik besefte niet hoeveel tijd ik verspilde totdat een collega me vertelde over de SharePoint-knop in Outlook. Nu heb ik toegang tot mijn SharePoint-site met slechts één klik. Ik bespaar tijd en verhoog mijn efficiëntie. SharePoint synchroniseren met Outlook: waarom zouden we twee platforms hebben als één voldoende is?

SharePoint-bibliotheken synchroniseren met Outlook

Koppel uw SharePoint-bibliotheken met Outlook in drie eenvoudige stappen! Open uw SharePoint-bibliotheek in Internet Explorer, vink het Bibliotheek tabblad en selecteer Maak verbinding met Outlook. Volg daarna de aanwijzingen en klik Ja. U hebt nu toegang tot SharePoint-bestanden vanuit Outlook zonder dat u tussen apps hoeft te schakelen.

Ga nog een stap verder en geef toestemming of stel waarschuwingen in om gebruikers op de hoogte te stellen van eventuele wijzigingen in SharePoint. Geniet van het gemak van toegang tot SharePoint-bibliotheken vanuit Outlook en bespaar tijd en moeite! Waarom een ​​van beide kiezen als je beide kunt hebben? Voeg SharePoint-agenda's toe aan Outlook en mis nooit meer een beat.

SharePoint-agenda's toevoegen aan Outlook

Maak van Outlook een superheld met gemakkelijke toegang tot uw SharePoint-agenda! Om dit te doen, volgt u deze vier stappen:

1. Ga naar de SharePoint-site en selecteer Agendahulpmiddelen
2. Klik op de Tabblad Agenda
3. Selecteer Maak verbinding met Outlook
4. Inspraak Ja wanneer om toestemming wordt gevraagd

Als u Outlook vernieuwt, wordt er een nieuwe map met de SharePoint-agenda's weergegeven, die in realtime wordt gesynchroniseerd.

Om problemen met het netwerk of de beveiliging te voorkomen, gebruikt u moderne browsers zoals Chroom of Edge . Zorg er ook voor dat uw antivirusprogramma en firewalls aan beide kanten correct zijn geconfigureerd. Met deze voorzorgsmaatregelen krijgt u een foutloze synchronisatie-ervaring.

SharePoint-sites gebruiken in Outlook

Zeg vaarwel tegen het schakelen tussen Outlook en SharePoint, want ze kunnen worden geïntegreerd! Nu kan je documenten bekijken en bewerken rechtstreeks in Outlook. Bovendien kan dat samenwerken met je collega's en toegang tot SharePoint-bibliotheken zonder ooit een apart browservenster te hoeven openen.

Maar dat is niet alles - synchronisatie van beide platforms is essentieel voor het succesvol delen van gegevens en om ervoor te zorgen dat u toegang heeft tot alle benodigde informatie.

Mijn collega was bijvoorbeeld op zakenreis en had een bepaald klantdocument nodig. Maar dankzij de integratie van SharePoint met Outlook , kon hij het document snel vinden zonder dat hij zich hoefde aan te melden bij de VPN van zijn bedrijf. Indrukwekkend!

Bereid u dus voor op een nieuw productiviteitsniveau met SharePoint en Outlook!

SharePoint-integratie instellen in Outlook

Om SharePoint-integratie in Outlook in te stellen met als doel toegang te krijgen tot SharePoint vanuit Outlook, kunt u deze eenvoudige stappen volgen. Configureer SharePoint-sitelocaties in Outlook, verbind Outlook met SharePoint Online en pas SharePoint-integratie-instellingen aan in Outlook. Het volgen van deze subsecties zal leiden tot een succesvolle integratie van SharePoint in Outlook.

SharePoint-sitelocaties configureren in Outlook

Bent u klaar om SharePoint-sitelocaties in Outlook aan te passen? Hier is een handige gids om dit snel en nauwkeurig te doen.

Stappen:

1. Open Outlook en klik linksboven op ‘Bestand’.
2. Kies ‘Opties’ en selecteer vervolgens Lint aanpassen onderaan.
3. Vouw ‘Hoofdtabbladen’ uit en vink het vakje naast ‘Ontwikkelaar’ aan. Klik OK'.

Hiermee kunt u een aangepaste macroknop toevoegen die rechtstreeks naar SharePoint-sites linkt.

Let op: voor meerdere SharePoint-locaties moeten unieke URL's worden toegevoegd als afzonderlijke macroknoppen.

Begrijp elke SharePoint-site en waar de bestanden zijn opgeslagen. Door oefening zal het proces soepeler verlopen, waardoor de samenwerking toeneemt.

Een collega had ooit moeite met het vinden van een document omdat in Outlook de verkeerde SharePoint-locatie was gekoppeld. Volg deze gids om dergelijke problemen te voorkomen en tijd en middelen te besparen.

Outlook verbinden met SharePoint Online

Outlook integreren met SharePoint Online is eenvoudig! Hier zijn 6 stappen volgen:

1. Open Outlook en klik op het tabblad Bestand.
2. Selecteer Accountinstellingen in het vervolgkeuzemenu.
3. Klik op Nieuw op het tabblad E-mail.
4. Voer uw SharePoint-URL in het veld.
5. Klik op Volgende en vervolgens op Voltooien om de installatie te voltooien.
6. Nu hebt u toegang tot uw SharePoint-bestanden rechtstreeks vanuit Outlook .

Onthoud, een een actief SharePoint-account is nodig om verbinding te maken met Outlook . U kunt ook tijd besparen door waarschuwingen in te stellen voor mappen in uw SharePoint-bibliotheek. Zo blijft iedereen op de hoogte van de voortgang van het project.

Zorg ervoor dat pas uw SharePoint-integratie in Outlook aan – Eén maat past niet allemaal!

SharePoint-integratie-instellingen aanpassen in Outlook

De integratie van Outlook met SharePoint brengt veel voordelen met zich mee. Door de instellingen aan te passen, hebben gebruikers controle over vele facetten. Laten we ontdekken hoe u deze instellingen in zes eenvoudige stappen kunt aanpassen!

1. Klik op het tabblad 'Bestanden' bovenaan Outlook.
2. Selecteer 'Opties' in het vervolgkeuzemenu.
3. Kies ‘Vertrouwenscentrum’ uit de opties.
4. Klik op ‘Vertrouwenscentrum-instellingen’.
5. Selecteer 'Automatisch downloaden' in het linkerpaneel.
6. Kies met de betreffende selectievakjes of u SharePoint-integratie wilt in- of uitschakelen.

Bovendien kunt u ook waarschuwingen kiezen voor downloadfouten, links en meer – met extra opties die beschikbaar zijn in deze sectie.

Door deze instellingen aan te passen, kunt u de toegangscriteria tussen Outlook en SharePoint aanpassen, afhankelijk van voorkeuren en organisatorische behoeften. Na het aanpassen worden SharePoint-tabbladen zichtbaar naast de belangrijkste Outlook-functies, zoals e-mail, agenda, contacten en taken.

Omdat organisaties tijdens een pandemie op afstand werken, zijn optimale prestaties van cruciaal belang. Er mag niets ontbreken! Zorg voor maximale productiviteit door de SharePoint-integratie meteen aan te passen met behulp van deze stappen!

Technische problemen die SharePoint-toegang verhinderen? Neem een ​​koffiepauze en geef de technologie de schuld!

Veelvoorkomende problemen oplossen met toegang tot SharePoint vanuit Outlook

Om veelvoorkomende problemen met de toegang tot SharePoint vanuit Outlook op te lossen, moet u op de hoogte zijn van de mogelijke fouten die kunnen optreden. Met onze gids over Toegang krijgen tot SharePoint vanuit Outlook helpen wij u graag verder. In dit gedeelte over probleemoplossing bespreken we de veelvoorkomende problemen met betrekking tot SharePoint- en Outlook-integratie, met oplossingen om deze op te lossen. Onze subsecties over authenticatiefouten, synchronisatiefouten, toestemmingsproblemen en verbindingsproblemen bieden u de oplossing voor elk probleem dat u tegenkomt.

Authenticatiefouten

Toegang tot SharePoint vanuit Outlook kan authenticatiefouten veroorzaken. Deze verschijnen meestal als opgeslagen inloggegevens onjuist of verlopen zijn. Los dit op door de juiste inloggegevens in het systeem in te voeren.

Controleer of het Windows-account en e-mailaccount zijn verbonden in Active Directory. Hiermee configureert u eenmalige aanmelding (SSO) voor toegang tot Outlook en SharePoint.

Pro-tip: Voorkom authenticatiefouten bij het openen van SharePoint vanuit Outlook door de inloggegevens up-to-date te houden. En zorg ervoor dat Windows- en e-mailaccounts zijn gekoppeld in Active Directory. Het is als een preventieve maatregel tegen een rommelige breuk!

Synchronisatiefouten

Wanneer u SharePoint en Outlook samen gebruikt, kunnen er synchronisatieproblemen optreden. Hier zijn enkele tips waarmee u rekening moet houden om deze problemen te voorkomen!

1. Juiste installatie: Zorg ervoor dat zowel Outlook als SharePoint correct zijn geconfigureerd. Controleer hun instellingen nogmaals, zoals synchronisatie-intervallen en maprechten.
2. Vermijd grote bestanden: Het synchroniseren van grote bestanden tussen Outlook en SharePoint zal problemen veroorzaken vanwege de trage bandbreedte of opslagcapaciteit.
3. Regelmatig bijwerken: Houd Outlook en SharePoint up-to-date, en ook de Salesforce-implementatie. Nieuwe functies en compatibiliteit worden ondersteund.

Zorg ervoor dat u de nieuwste versies van Outlook en SharePoint gebruikt en dat u over een stabiele internetverbinding beschikt wanneer u gegevens synchroniseert. Een gebruiker is documenten kwijtgeraakt bij het synchroniseren van Office 365 Onedrive for Business en SharePoint Online via MS Teams. Ze wensten dat ze ergens anders een back-up van hun bestanden hadden gemaakt, in plaats van alleen op de synchronisatiefunctie te vertrouwen.

Het lijkt erop dat de machtigingen van SharePoint strenger zijn dan mijn Thanksgiving-dinerbroek!

Problemen met toestemming

Wanneer u SharePoint met Outlook probeert te gebruiken, kunnen er machtigingsproblemen optreden. Controleer of de machtigingen voor beide correct zijn. Zorg er ook voor dat gebruikers de juiste toegang hebben op site- en documentniveau.

Overweeg om rechtstreeks machtigingen aan gebruikersaccounts te geven in plaats van groepsmachtigingen. Dit maakt de controle nauwkeuriger en vermindert het aantal IT-hulptickets.

Toegang geweigerd fouten kunnen verschijnen. Controleer de beveiligingsmachtigingen van de gebruiker voordat u verdere stappen onderneemt.

Onlangs had een collega problemen met het zien van documenten in de bibliotheek van haar teamsite. Toen we beter keken, zagen we dat Internet Explorer haar ervan weerhield netwerkinhoud te bekijken. We hebben de URL van de teamsite toegevoegd als een vertrouwde site in de IE-instellingen en het probleem is meteen opgelost.

Probeert u Outlook en SharePoint te verbinden? Het zou kunnen werken, maar wees voorbereid op rare momenten.

Connectiviteitsproblemen

Problemen met SharePoint en Outlook oplossen kan een echte pijn zijn. Veelvoorkomende connectiviteitsproblemen worden meestal veroorzaakt door problemen met de netwerkverbinding, ontbrekende updates of patches, onjuiste inloggegevens of autorisatiefouten .

Begin met het controleren van de netwerkverbinding. Controleer vervolgens of op de computer de benodigde updates en patches zijn geïnstalleerd. Controleer of de Microsoft Office-versie compatibel is met SharePoint en Outlook. Zorg ervoor dat uw accountmachtigingen correct zijn ingesteld in SharePoint en dat er geen wachtwoordwijzigingen vereist zijn door Active Directory.

Probeer de cachebestanden te wissen, invoegtoepassingen uit te schakelen of het systeem en de toepassingen opnieuw op te starten. Als deze niet werken, neem dan contact op met de IT-ondersteuning om uw account opnieuw in te stellen referenties en configuraties .

Kort gezegd: Controleer basisvereisten zoals updates, autorisaties, inloggegevens en netwerkverbinding om veelvoorkomende connectiviteitsproblemen tussen SharePoint en Outlook op te lossen. Vergeet uw fakkel voor het oplossen van problemen niet!

Conclusie en tips voor effectief gebruik van SharePoint- en Outlook-integratie.

SharePoint- en Outlook-integratie kan een geweldige manier zijn om de productiviteit te verbeteren en de workflow te stroomlijnen. Hier volgen zes tips om van deze integratie te profiteren:

1. Maak gebruik van de SharePoint-agenda in Outlook: u kunt uw persoonlijke agenda overlappen met de SharePoint-agenda om alle evenementen en afspraken op één plek te krijgen.
2. Gebruik de SharePoint-documentbibliotheek in Outlook: u kunt het toevoegen aan uw favorieten in Outlook voor gemakkelijke toegang. Bovendien kunt u bestanden rechtstreeks vanuit een e-mailbijlage naar de bibliotheek slepen.
3. Maak een Takenlijst : Om taken binnen een project beter te beheren, kunt u in SharePoint een takenlijst aanmaken. Het zal zichtbaar zijn in zowel SharePoint als Outlook.
4. Synchroniseer SharePoint-contacten: Door uw SharePoint-contacten te synchroniseren met uw Outlook-contacten zorgt u ervoor dat ze op alle platforms up-to-date blijven.
5. Opgericht Waarschuwingen : ontvang meldingen via e-mail wanneer er updates of wijzigingen zijn in een document of lijst.
6. Integreren Een schijf met SharePoint: Dit maakt het gemakkelijker om bestanden te delen en met anderen samen te werken.

Verder, metagegevens is essentieel in SharePoint. Wanneer u documenten tagt met relevante trefwoorden, kunt u deze eenvoudig terugvinden tijdens het zoeken binnen beide platforms.

Interessant feit: 78% van de Fortune 500-bedrijven gebruikt SharePoint als hun belangrijkste samenwerkingstool.

Veel Gestelde Vragen

1. Hoe krijg ik toegang tot SharePoint vanuit Outlook?

Om SharePoint vanuit Outlook te openen, moet u de SharePoint-bibliotheek als map in Outlook toevoegen. Ga naar Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen > Wijzigen > Meer instellingen > Geavanceerd. Voeg vervolgens het SharePoint-adres toe aan de lijst met mappen en klik op OK.

2. Waarom heb ik geen toegang tot SharePoint vanuit Outlook?

Als u vanuit Outlook geen toegang hebt tot SharePoint, kan dit te wijten zijn aan netwerkverbindingsproblemen of onjuiste inloggegevens. Zorg ervoor dat u bent verbonden met het juiste netwerk en dat u over de juiste gebruikersnaam en wachtwoord voor uw SharePoint-account beschikt.

3. Kan ik SharePoint openen vanuit mijn mobiele Outlook-app?

Ja, u heeft toegang tot SharePoint via de Outlook-app op uw mobiele apparaat. Ga naar Instellingen > Account toevoegen > SharePoint en voer uw SharePoint-inloggegevens in.

4. Zijn er beveiligingsrisico's bij het openen van SharePoint vanuit Outlook?

Er is altijd een potentieel veiligheidsrisico bij het online benaderen van gevoelige informatie. SharePoint heeft echter verschillende ingebouwde beveiligingsfuncties, zoals toegangscontrole, machtigingen en codering. Zorg ervoor dat u de best practices voor veilig onlinegedrag volgt, zoals het gebruik van sterke wachtwoorden en het vermijden van openbare netwerken.

verander de achtergrond in het woord

5. Wat moet ik doen als ik problemen ondervind bij de toegang tot SharePoint vanuit Outlook?

Als u problemen ondervindt bij de toegang tot SharePoint vanuit Outlook, kunt u het beste contact opnemen met uw IT-afdeling of SharePoint-beheerder voor hulp. Zij kunnen u helpen bij het oplossen van het probleem en u begeleiden bij het oplossen ervan.

6. Kan ik SharePoint openen vanuit Outlook op een Mac?

Ja, SharePoint is toegankelijk vanuit Outlook op een Mac. Het proces kan enigszins verschillen, afhankelijk van de versie van Outlook en SharePoint die u gebruikt, maar de algemene stappen zijn dezelfde als voor toegang tot SharePoint vanuit Outlook op een pc.