50+ gratis en eenvoudige SOP-sjablonen (voorbeeld-SOP's om standaardprocedures vast te leggen)

Gebruik Process Street om moeiteloos uw SOP-sjablonen te beheren

Onze gratis SOP-sjabloon om snel en eenvoudig nieuwe gestandaardiseerde procedures te schrijven

U wilt een sjabloon voor het maken van uw individuele procedures en een sjabloon voor het maken van uw procedurehandboek.

Het eerste is belangrijker dan het tweede. Daarom hebben we het aan het begin van het artikel gezet:

Zoals u kunt zien, laat dat sjabloon zien hoe u aan de slag kunt gaan met het helemaal opnieuw maken van een nieuwe procedure.

De link naar dat sjabloon vind je hier:

Sjabloonstructuur voor standaard operationele procedures (SOP).

En dat sjabloon kan u vervolgens begeleiden bij het opstellen van uw eerste standaardwerkprocedures. Het is gevuld met extra bronnen en voorbeelden van best practices, voor het geval u ze nodig heeft.

U kunt dat sjabloon gratis aan uw account toevoegen, bewerken en vervolgens als checklist in Process Street uitvoeren, of het als PDF exporteren als u klaar bent. Eenvoudig.

Verderop in het artikel ziet u enkele voorbeeldprocedurehandleidingen die we hebben gemaakt. Maar hier zijn enkele snelkoppelingen voor het geval u niet wilt scrollen:

• Mini-handleiding structuur
• Voorbeeld ingevulde minihandleiding

Hoe u standaard operationele procedures schrijft in 16 eenvoudige stappen

Om u te helpen uw sjablonen te gebruiken nadat u ze heeft gedownload, geven wij u deze 16 stappen voor het schrijven van effectieve standaard operationele procedures .

U kunt ze gebruiken binnen het raamwerk van een traditioneel SOP-framework, waarbij u zich houdt aan de ISO 9001-normen, of u kunt ze gebruiken om de processen te creëren die het beste passen bij uw specifieke behoeften op dit moment in uw bedrijfstraject.

Het schrijven van standaard operationele procedures hoeft geen slopende taak te zijn. Als je onze samenwerkingsrichtlijnen volgt, kan het zelfs best leuk zijn! (Leuk niet gegarandeerd)

1. Begrijp hoe u uw SOP's gaat presenteren . Deze stap gaat over het kiezen van uw sjabloon om aan de behoeften van het proces te voldoen. In bepaalde branches heb je eisen waar je aan moet voldoen. De lay-out van uw SOP's wordt beïnvloed door het soort informatie dat u moet weergeven. Onderzoek welke internationale standaarden van toepassing zijn op uw bedrijfsvoering.
2. Verzamel de relevante stakeholders . Om de processen binnen het bedrijf goed in kaart te brengen, is het nodig dat relevante leden van het bedrijf aanwezig zijn. Deze standaardwerkwijzen moeten de werkelijkheid weerspiegelen, zodat ze kunnen worden aangepast en geoptimaliseerd om de werkelijkheid te verbeteren.
3. Werk uw doel uit . Documenteert u uw standaardwerkprocedures om te voldoen aan de industrienormen? Of bent u er zeker van dat uw activiteiten al voldoen en dat u ze alleen nog hoeft te documenteren? Doet u dit vanuit een algemene procesoptimalisatie-push? Als u de antwoorden op dit soort vragen kent, kunt u prioriteiten stellen in uw aanpak.
4. Bepaal de structuur van uw SOP . Er zijn verschillende vormen die een SOP-document kan aannemen. Voordat u ermee begint, moet u weten of dit een handleiding, een minihandleiding of een proceduredocument moet zijn. Hoe groter uw bedrijf, hoe groter de kans dat u een ongelooflijk diepgaande handleiding gaat maken.
5. Bereid de reikwijdte van de procedure voor . Als u slechts één procedure in kaart brengt binnen het document waaraan u werkt, moet u precies begrijpen waar de procedure begint en waar deze eindigt. Het is belangrijk om de reikwijdte duidelijk af te bakenen om overlap met andere proceduredocumenten te verminderen. Als dit niet gebeurt, zou dit tot inefficiënties leiden.
6. Gebruik een consistente stijl . Dit is meer schrijfadvies, maar u moet nadenken over het doel van het document om te begrijpen hoe het geschreven moet worden. Als dit een document is dat uitsluitend wordt gebruikt om aan de industrie te laten zien dat u SOP's hebt gedocumenteerd, dan zal de taal misschien technisch en banaal zijn. Als werknemers dit document echter als referentiepunt gaan gebruiken, moet u de taal duidelijk en bruikbaar maken.
7. ✍️Gebruik de juiste notatie, indien van toepassing . Er zijn wellicht gestandaardiseerde vormen van overdrachtsprocessen binnen uw bedrijf, maar als dat niet het geval is, kunt u beginnen deze te implementeren. Bedrijfsprocesmodel en notatie (BPMN) biedt een universele manier om processen in een beknopte visuele stijl uit te leggen.
8. Doorloop alle noodzakelijke stappen van het proces . Beoordeel het proces van begin tot eind en noteer elke taak die nodig is om het proces te voltooien. Dit kan in de vorm van een puntenlijst met pen en papier of een notitie-app.
9. ⚠️ Probeer potentiële problemen in het proces in te schatten. Als u uw proces wilt verbeteren terwijl u door uw documentatie werkt, is dit een goede gelegenheid om dat te doen. Beoordeel de basisstappen die u hebt vastgelegd en vraag of er nog iets anders kan worden toegevoegd of verwijderd. Als er iets mis zou gaan in het proces, waar zou dat dan gebeuren? Waar gebeurt het momenteel in het echte leven?
10. Bepaal de maatstaven waartegen SOP's kunnen worden beoordeeld . Dit is een geweldige kans om uw standaardwerkprocedures uitvoerbaar te maken en een manier te vinden om de positieve impact ervan te beoordelen. Welke statistieken u kiest, hangt af van het proces dat u documenteert. De belangrijkste meetgegevens kunnen verband houden met prestaties of snelheid, of een formule die beide variabelen gebruikt.
11. Test het proces . Om er zeker van te zijn dat de standaardwerkprocedures die u hebt gedocumenteerd het meest effectief zijn, test u het proces met de werknemers die deze taken dagelijks uitvoeren. Zorg ervoor dat ze feedback kunnen geven op de gepresenteerde procedures, zodat u vóór indiening wijzigingen kunt aanbrengen in het proces, de procedures of eenvoudigweg de documentstijl.
12. ✉️ Stuur het proces naar leidinggevenden . Dien uw proces ter beoordeling in bij uw lijnmanager. Als u geen lijnmanager heeft, kunt u ook een collega zoeken wiens feedback u op prijs stelt en het SOP-document naar hem of haar sturen voordat u het volledig verklaart.
13. Verduidelijk de methode om het proces te optimaliseren . Een standaardwerkproceduredocument moet zijn eigen herzieningen in de loop van de tijd bijhouden. Het is echter nuttig om een ​​algemeen systeem te hebben om deze herzieningen te regelen en hoe en wanneer deze plaatsvinden. Het creëren van een proces voor procesoptimalisatie is een effectief middel om deze iteratieve verandering te realiseren.
14. ‍♀️ Voer een risicobeoordeling uit voor het proces. Bij een proces zijn mensen of gegevens of iets ergens betrokken dat gewond, beschadigd of verloren kan raken. Zorg ervoor dat u een risicobeoordeling van uw processen uitvoert om er zeker van te zijn dat u de risico's van uw bedrijf niet blootstelt.
15. Overweeg om een ​​stroomdiagram te maken . Een visueel hulpmiddel om andere mensen te helpen het overzicht van het proces te begrijpen, zal nuttig blijken voor mensen die het proces dat in de standaardwerkprocedures wordt gepresenteerd, zowel beoordelen als volgen. Het toevoegen van één verhoogt het gebruiksvriendelijke niveau van het document.
16. ✅ Finaliseren en implementeren van de SOP’s . Zodra alle deelnemers en belanghebbenden het document hebben ondertekend en mensen hebben ingestemd met het gebruik ervan, implementeert u het standaardwerkproceduredocument voor het noodzakelijke proces en archiveert u het document op de juiste manier.

Gebruik Process Street voor uw SOP's

Er zijn manieren waarop u een Process Street-sjabloon effectief kunt gebruiken voor het documenteren van standaardwerkprocedures. Het belangrijkste voordeel van het gebruik van Process Street hiervoor is dat elk proces kan door het personeel als een checklist worden uitgevoerd leden die de procedures volgen.

Als u een manier vindt om de gestandaardiseerde lay-out van documenten met standaardprocedures en de reguliere, bruikbare eigenschappen van Process Street in evenwicht te brengen, kunt u aanzienlijke procesdocumentatietijd besparen terwijl uw bedrijf vooruitgaat.

De eenvoudigste manier om met Process Street toe te werken naar standaardwerkprocedures is door eenvoudigweg te beginnen met het documenteren van uw processen.

Niet elk gedocumenteerd proces hoeft te voldoen aan de ISO-dictaten . Binnen het systeem van Process Street fungeert een sjabloon als standaardprocedure voor een bepaalde taak. Vervolgens voert u de checklist vanuit die sjabloon uit wanneer u het proces uitvoert, zonder dat dit de originele documentatie beïnvloedt. In essentie is dat precies wat de standaardwerkprocedures in de echte wereld zijn.

Als uw processen goed gedocumenteerd zijn, heeft u een goede start gemaakt. Als uw processen uitvoerbaar zijn, dan zijn ze dat ook veel waarschijnlijker dat deze worden nageleefd . Niemand houdt ervan een SOP-handleiding op te pakken en pagina na pagina te doorzoeken om iets nuttigs te vinden.

Met Process Street omzeil je die barrière en vergroot je de kans dat iemand de procedures correct opvolgt. Kortom, het uitvoeren van uw SOP's via Process Street helpt de procesnaleving te verbeteren.

Hier is een voorbeeld Process Street SOP-sjabloon :

Deze sjabloon is ontworpen om voldoen aan de ISO-9001:2015 Quality Mini-Manual-normen .

Klik hier om toegang te krijgen tot dit sjabloon in een nieuw tabblad!

U kunt hier ook een volledig ingevulde versie van dat sjabloon vinden:

• Standaard bedieningsminihandleiding voor een marketingbedrijf

Omdat het een sjabloon is, kunt u deze naar wens bewerken en de tekst vervangen die u wordt gevraagd te vervangen. De eerste paar secties behandelen de belangrijkste informatie met betrekking tot de sjabloon, terwijl de proceduresectie waarin het proces wordt gedocumenteerd volgt.

Als u deze sjabloon op een dagelijks niveau wilt gebruiken, kunt u een hoofdkopie opslaan in een SOPs-map binnen Process Street en een kopie maken van de sjabloon die in een andere map zou kunnen staan ​​voor gebruik door een team. Jouw team zou dat dan kunnen doen voer de gekopieerde sjabloon uit als een checklist elke keer dat ze de taak komen uitvoeren.

Dit zou een manier zijn om uw sjabloon bruikbaar te maken binnen uw organisatie zodra de SOP's zijn gedocumenteerd.

Als u meer wilt lezen over het gebruik van Process Street voor het uitvoeren van een ISO-standaard kwaliteitsmanagementsysteem, bekijk dan enkele van deze links:

Process Street SOP-sjablonen voor elke branche en sector

Klik op de vervolgkeuzepijlen om toegang te krijgen tot SOP-sjablonen die betrekking hebben op die branche. Houd er rekening mee dat er nog veel meer sjablonen beschikbaar zijn in onze checklistsjabloonbibliotheek!

⬇️ Klik hier om de kant-en-klare marketing-SOP-sjablonen van Process Street te bekijken

Client-onboarding voor een marketingbureau (SOP-sjabloon)

Klik hier om de sjabloon voor klantintroductie voor een marketingbureau in een nieuw tabblad te openen!

AB-testen (SOP-sjabloon)

Klik hier om het AB-testsjabloon in een nieuw tabblad te openen!

Een nieuwsbrief maken (SOP-sjabloon)

Klik hier om het aanmaken van een nieuwsbriefsjabloon in een nieuw tabblad te openen!

⬇️ Klik hier om de kant-en-klare IT SOP-sjablonen van Process Street te bekijken

E-mailserverbeveiliging (SOP-sjabloon)

Klik hier om de e-mailserverbeveiligingssjabloon in een nieuw tabblad te openen!

Best practices voor back-up van klantgegevens (SOP-sjabloon)

Klik hier om de sjabloon voor best practices voor back-up van klantgegevens in een nieuw tabblad te openen!

Sjabloon voor checklist voor ondernemingswachtwoordbeheer (SOP-sjabloon)

Klik hier om de checklistsjabloon voor ondernemingswachtwoordbeheer in een nieuw tabblad te openen!

⬇️ Klik hier om de kant-en-klare retail-SOP-sjablonen van Process Street te bekijken

Controlelijst voor onboarding van detailhandelmedewerkers (SOP-sjabloon)

Klik hier om de sjabloon voor de onboardingchecklist voor retailmedewerkers in een nieuw tabblad te openen!

E-commerce productvermelding (SOP-sjabloon)

Klik hier om de sjabloon voor e-commerceproductvermeldingen in een nieuw tabblad te openen!

Controlelijst voor dagelijkse winkelopening (SOP-sjabloon)

Klik hier om de sjabloon voor het openen van een dagelijks verhaal in een nieuw tabblad te openen!

⬇️ Klik hier om de kant-en-klare constructie-SOP-sjablonen van Process Street te bekijken

Sjabloon voor bouwvoorstellen (SOP-sjabloon)

Klik hier om het bouwvoorstelsjabloon in een nieuw tabblad te openen!

Bouwvoortgangsrapport (SOP-sjabloon)

Klik hier om het bouwvoortgangsrapportsjabloon in een nieuw tabblad te openen!

Gratis Microsoft Word-sjablonen om uw SOP's te bouwen

De traditionele route die moet worden gevolgd als iemand wil beginnen met het documenteren van zijn standaardwerkprocedures, is door de taak binnen een tekstverwerkingssysteem te beginnen en een reeks kleinere documenten te maken die uiteindelijk samen kunnen komen om een ​​grotere handleiding te vormen.

Eigenlijk, het is alsof je een boek schrijft .

De eerste sjabloon die we presenteren is een van de nuttigste. Ik zal uitleggen waarom.

Een sjabloon voor algemeen gebruik met begeleidende opmerkingen

Standaardwerkprocedures zijn belangrijk in alle sectoren, maar worden vooral gewaardeerd in de gezondheidszorg. Er staan ​​levens op het spel en de aangegeven processen moeten zeer zorgvuldig worden gevolgd.

Dit document is meer dan slechts een sjabloon waarin u informatie kunt invoeren. Het bevat in elke sectie gemarkeerde tekst waarin wordt uitgelegd hoe u elke taak kunt aanpakken.

In die zin gedraagt ​​document zich als zowel een schrijfsjabloon als een schrijfgids ; de gebruiker duidelijk en beknopt door het document leiden.

Meer sjablonen voor standaardprocedures van de NHS

Om onze algemene sjablonen voor standaardprocedures af te ronden, gaan we terug naar de sjablonen ontworpen door de Universiteit van Oxford voor gebruik binnen de National Health Service in Groot-Brittannië.

We presenteren nog een aantal niche-sjablonen die zijn afgestemd op specifieke doeleinden. Deze moeten u laten zien hoe u complexe SOP's kunt samenstellen, terwijl u de sjablonen krijgt die u in uw bedrijf kunt gebruiken als u deze behoeften heeft.

Ontwerp van Excel-database

Deze sjabloon werkt als een voorbeeld van een SOP voor hoe u dat kunt doen standaardiseer de opzet van databases binnen Microsoft Excel .

De specifieke focus van dit sjabloon ligt op het opzetten van de database voor medisch onderzoeksdoeleinden, maar de structuur kan worden aangepast aan alle databasebehoeften. Het echte detail ligt in de procedures die u kunt schrijven om aan uw specifieke behoeften te voldoen.

SOP-sjablonen voor risicobeoordeling om uw procedures te beoordelen

Hopelijk voelt u zich inmiddels redelijk op uw gemak met wat er van uw standaardwerkprocedures wordt verlangd en hoe u deze kunt aanpakken.

Geen enkele standaardprocedure is echter voltooid voordat de risicobeoordelingen zijn voltooid.

Als zodanig, we hebben hier 5 links opgenomen die u kunt verkennen . We hebben twee sjablonen die specifiek zijn afgestemd op de risicobeoordeling van standaardwerkprocedures, plus een voorbeelddocument om u te laten zien hoe de voltooide versie eruit zou kunnen zien. Vervolgens hebben we nog twee algemene risicobeoordelingen voor degenen onder u die niet naar ISO-niveaus streven en een meer informeel documentatieproces uitvoeren.

Premium SOP-sjablonen

Als je op de markt bent met de meest uitgebreide, hoogwaardige SOP-sjablonen (lees duur) die er zijn, zoek dan niet verder dan de Bizmanualz-collectie geschreven door Chris Anderson, DBA, LSSBB.

Bizmanualz is een premiumbibliotheek met SOP-sjablonen die in verschillende formaten (waaronder Word) worden geleverd met producten die variëren van een enkele proceduresjabloon tot een volledig bedrijfshandboek.

Van complete CEO- en CFO-handboeken tot afdelingsspecifieke proceduresjablonen zoals procedurehandleidingen voor boekhouding, financiën en IT-beleid: Bizmanualz is de meest uitgebreide SOP-collectie die er is.

We zijn onder de indruk van de uitgebreide Bizmanualz-bibliotheek met meer dan 1.200 SOP-sjablonen. De procedurehandleidingen bestrijken de kernafdelingen van een bedrijf en omvatten meer dan 7.000 pagina's met gedetailleerde proceduredocumentatie, allemaal beschikbaar voor onmiddellijke digitale download.

We vinden het ook geweldig dat ze een monster aanbieden dat je gratis kunt krijgen.

Kies de juiste SOP-sjabloon en ga aan de slag

Hoe intimiderend het ook kan zijn als u voor de eerste keer begint met het schrijven van standaardwerkprocedures, we hopen dat deze sjablonen, uitleg en voorbeelden de taak een beetje duidelijker hebben gemaakt.

Zodra u de gedeelde structuren tussen verschillende sjablonen herkent, kunt u beginnen te zien wat essentiële elementen zijn en wat optionele insluitsels zijn.

Met die kennis in gedachten kun je dat doen kijk voorbij de onnodig uitgebreide taal normaal gebruikt in SOP's om te zien dat het slechts zeer grondige procesdocumenten zijn.

Kies dus een sjabloon – of twee – en begin met het documenteren van uw eerste procedure .

Voor je het weet heb je een volledige handleiding op ISO-niveau in handen!

Heeft u in het verleden standaardwerkprocedures geschreven? Welke hulpmiddelen zou u aanbevelen aan iemand die dit voor de eerste keer benadert? Laat het ons weten in de reacties hieronder!